Si dice che l’unica
costante del mondo è il “cambiamento”.
Puoi fare piani
perfetti, ma non puoi mai tener conto di tutti i potenziali cambiamenti che
possono rendersi necessari. Più lungo è il progetto, più probabilità hai di dover gestire cambiamenti. Questo è uno dei motivi
per cui la Metodologia TenStep riconosce che i due processi iniziali
Definire e Schedulare non devono essere perfetti.
Il
Project Manager con l’aiuto del team fa del suo meglio in base a quanto
conosce in quel dato momento. Ciò è abbastanza valido. Successivamente,
dovrà gestire le modifiche.
5.0.P2 Modifiche all’Ambito
Ambito (Scope) è il termine utilizzato per
descrivere la totalità del lavoro entro il perimetro del progetto. L’ambito viene utilizzato per definire
ciò che il progetto realizzerà e ciò che non realizzerà.
(Per TenStep “Ambito” è sinonimo di “Contenuto”)
Per i grandi progetti, può comprendere le
principali deliverable che vengono create, le organizzazioni interessate, le
transazioni impattate, i tipi di dati utilizzati, etc. Se osservi i motivi per cui falliscono molti
progetti, di solito è dovuto a due problemi:
-
o il team di progetto non ha impiegato
abbastanza tempo a definire il lavoro,
-
e/o c’è stata carenza nella gestione
dell’ambito.
Anche se il project manager ha fatto un buon
lavoro nel definire l’ambito, la parte difficile arriva quando deve gestire il
progetto nei termini del’ambito concordato.
Lo scopo della gestione delle modifiche
all'ambito (scope change management) è proteggere
l’applicabilità del Capitolato di Progetto e dei Requisiti di progetto
approvati. In altri termini, il Capitolato di Progetto definisce l’ambito
complessivo del progetto, ed i requisiti di business definiscono le
deliverable nel dettaglio.
Il team di progetto è impegnato per una scadenza
e per un budget sia sulle definizioni di alto livello, sia su quelle di
dettaglio. Se le deliverable cambiano durante il progetto (e di solito questo
significa che il Cliente vuole più funzioni), le stime di costo, impegno e
durata possono non essere più valide.
Se lo Sponsor accetta di inserire del nuovo
lavoro nel’ambito del progetto, il project manager ha il diritto di aspettarsi
che vengano modificati anche il budget e/o le scadenze (di solito in
aumento) per rispecchiare il lavoro aggiuntivo.
Questa nuova stima di costo, impegno e durata
diverranno il nuovo target approvato. A volte, il project manager crede che gestire
l’ambito significhi dire "no" al Cliente, diventando nervoso e preoccupato.
Invece, la
buona notizia
è che
gestire l’ambito significa
permettere allo Sponsor di prendere le
giuste decisioni che
modificheranno l’ambito del progetto.
Questo è troppo importante. Pochi Clienti possono
conoscere e dettagliare tutti i requisiti fin dall'inizio di un progetto.
Perciò, solitamente, ci saranno modifiche introdotte durante il
ciclo di vita del progetto. Queste modifiche possono essere essenziali
per la soluzione o possono avere valide ragioni di business.
Il project manager ed il suo team devono
riconoscere quando queste modifiche sono necessarie.
Per questo motivo devono seguire un predefinito processo di
modifica all’ambito. Questo processo, infine, fornirà le appropriate
informazioni allo Sponsor e consentirà di decidere di approvare le modifiche
in base al valore di business ed all'impatto sul progetto
in termini di costi e schedulazione.
5.1 Gestire l’Ambito / Processo
5.2 Gestire l’Ambito / Tecniche
5.3 Gestire l’Ambito / Quick Reference
