5.0.1.P1 Panoramica sull'Ambito
del Progetto
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Definire l’ambito è forse la parte più
importante del processo di definizione e pianificazione iniziale di un
progetto.
Se non sai cosa consegnare e qual
e qual è
il perimetro del progetto,
non hai nessuna possibilità di successo.
Se non hai fatto un buon lavoro nel definire
l’ambito del progetto, la gestione sarà quasi impossibile.
Lo scopo della Definizione dell’Ambito è
descrivere chiaramente e concordare il perimetro logico del
progetto. Le dichiarazioni dell’ambito vengono utilizzate per definire
cosa comprende e cosa esclude il perimetro del progetto.
Più aspetti del contenuto riesci ad
identificare, più facile sarà gestire il progetto. Nel definire l’ambito
ci sono due aspetti importanti: deliverable e
perimetro. |
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Le
deliverable. Anche se non sei sicuro di cosa includere nella
definizione dell’ambito, devi almeno descrivere le deliverable
che il progetto dovrà produrre.
Se comprendi
le deliverable sei sulla buona strada per comprendere anche l’ambito del
progetto.
Sicuramente
devi elencare tutte le deliverable finali da produrre per il Cliente.
In più puoi elencare le deliverable interne
focalizzate sul Cliente come
il report dei Requisiti di Business e lo Stato di Assessment Attuale.
Ha senso descriverle, perché entrambe queste deliverable devono essere
approvate dal Cliente. Invece, non hai bisogno di citare documenti
interni al progetto come la schedulazione, le specifiche del disegno
tecnico o i casi prova. Lo Sponsor non comprenderebbe queste deliverable
e non le vuole neanche vedere.
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- Perimetro del Progetto. La
descrizione del perimetro viene utilizzata per formalizzare gli aspetti
dell’ambiente che fanno parte dell’ambito del progetto rispetto a quelli
che non ne faranno parte. Non descrivi aspetti del progetto
sono che fanno parte dell’ambito a meno che non vuoi metterli in contrasto con
altri aspetti che saranno sicuramente fuori. Il
perimetro determina le parti incluse nel progetto e le parti escluse.
- I principali processi compresi e
non compresi nel ciclo di vita. Ad esempio, il progetto può
comprendere la fase di Analisi e non le fasi di Disegno, Codifica e
Test.
- I tipi di dati compresi nell'ambito
del progetto e quelli non compresi. I “Tipi di dati” si
riferiscono a categorie di deliverable come dati finanziari, dati di
vendita, dati del personale. E' possibile che il progetto lavori con
certi tipi di dati e non altri.
- Le fonti dei dati che fanno parte
dell'ambito o che non ne fanno parte. Simile al tipo
di dati, eccetto che qui fai riferimento a dati aggregati, come
Anagrafiche Clienti, Contabilità Generale, Fatturazione / Sistema di
fatturazione, etc. (Queste fonti di dati possono avere più tipi di
dati).
- I reparti coinvolti e quelli non
coinvolti. In alcuni casi, i reparti coinvolti nel progetto
aiutano a definire il perimetro del progetto. Per esempio, il tuo
progetto può riguardare le Risorse Umane e la Contabilità, mentre la
Produzione potrebbe essere fuori dall’ambito del progetto.
- Le principali funzionalità che
fanno parte dell'ambito e quelle escluse. Per esempio, il
supporto decisionale e la gestione del reporting potrebbero far parte
dell’ambito, mentre le elaborazioni notturne potrebbero esserne fuori.
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5.0.1. P2 Inizialmente, Utilizzare Obiettivi di Alto Livello
Quando il progetto è stato proposto per il
finanziamento, è stato definito un insieme di obiettivi di alto livello e di
deliverable. Ci può essere anche una descrizione dell’ambito ad alto
livello. Tutte le informazioni raccolte in questa fase iniziale devono
essere il punto di partenza per definire il Capitolato di Progetto (Project
Charter) più in dettaglio.
Se non hai abbastanza informazioni per
descrivere con chiarezza e completezza l’ambito del progetto, devi lavorare
con lo Sponsor per raccogliere altre informazioni. Questo è uno dei
principali scopi del processo di Pianificazione (Definizione e
Schedulazione).
Se hai individuato degli obiettivi di
progetto, analizzali per strutturare la definizione dell’ambito. Per
definizione, ci devono essere una o più deliverable da creare per soddisfare
ogni obiettivo. Definire le deliverable di progetto è uno degli aspetti
primari dell’ambito del progetto. Dopo aver determinato le principali
deliverable da produrre, inizia a fare altre domande per determinare gli
altri aspetti dell’ambito.
Le deliverable descrivono 'cosa'
rilascerà il progetto. Bisogna identificare anche 'quali'
organizzazioni sono impattate, 'che' tipi di dati sono necessari, 'quali'
dispositivi e funzioni sono necessari, etc.
Come segno di chiarezza e di contrasto,
puoi identificare anche le condizioni di ciò che è fuori dall’ambito,
descrivendo quali deliverable non saranno create, quali organizzazioni non
saranno coinvolte, quali dispositivi e funzioni non sono inclusi, etc.
Naturalmente, ci saranno infinite cose
fuori dall’ambito del progetto. Ai fini della Definizione dell’Ambito puoi
escludere solo ciò che aiuta a definire il perimetro del progetto e che
riguarda aree correlate sulle quali il lettore potrebbe avanzare dei dubbi.
Per esempio, se stai installando un
software finanziario, puoi affermare che il progetto comprende un nuovo
pacchetto di Contabilità Pagamenti, mentre è escluso dall’ambito il
Sistema Acquisti .
Ciò ha senso perché i processi di
Acquisti e Pagamenti sono correlati, pertanto qualcuno potrebbe
pretendere che gli acquisti facciano parte dell’ambito del progetto.
Ovviamente, non è il caso di elencare tutti i processi fuori dall’ambito, ma
solo le aree confinanti sulle quali qualcuno potrebbe avanzare delle
pretese.
E' buona regola documentare i reparti che
contribuiscono all’ambito e quelli che non sono affatto coinvolti.
Così, il lettore potrà determinare più
facilmente se deve aspettarsi di essere impattato o deve soltanto assistere
alla realizzazione del progetto. Inoltre, è bene identificare quali
reparti sono coinvolti nel progetto in modo da ottenere le risorse per
creare il team di progetto - o - un Comitato Esecutivo.
5.0.1.P3 Allineare Obiettivi e Ambito
Quando avrai finito di
definire Obiettivi e Ambito, torna indietro e verifica se sono allineati.
Non puoi avere obiettivi che
fanno riferimento a deliverable non definite nel’ambito. Se non sviluppi
qualcosa per soddisfare un obiettivo, non sarai in grado di raggiungere
quell’obiettivo.
Analogamente, non devi
prevedere deliverable che non appartengono ad un obiettivo del progetto.
Perché sviluppare
deliverable che NON riguardano obiettivi del progetto? Poiché gli obiettivi
descrivono lo scopo del progetto, perché mai dovresti sviluppare deliverable
per obiettivi estranei al progetto?
Bisogna allineare obiettivi
e deliverable nella descrizione dell’ambito, ossia:
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Se hai un obiettivo senza
una deliverable, verifica se l’obiettivo è veramente importante. Se lo
è, allora devi aggiungere o modificare le deliverable per soddisfare
questo obiettivo.
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Se hai una deliverable
senza un obiettivo, chiediti se la deliverable è veramente importante
e se fa parte del progetto. Se non lo è, eliminala dal progetto. Se la
deliverable è importante, devi lavorare con lo Sponsor per determinare a
quale obiettivo di business corrisponde. E’ come se l’obiettivo fosse
valido, ma non se ne è ancora parlato.
