A1 Il Valore del Project Management

A1.P1 Panoramica

Ci sono alcune aziende che hanno sviluppato la reputazione di saper gestire i progetti in modo consistente. Tuttavia, la maggior parte  delle organizzazioni hanno una reputazione più altalenante.

• Quali seguenti caratteristiche ha la tua organizzazione?

• I progetti terminano in ritardo, fuori budget, o senza rispettare i requisiti funzionali del cliente.

• Disponi di processi e tecniche  standard che i project manager  utilizzano  in modo  inconsistente.

• Il project management  è solo reattivo e non viene visto come  generatore di valore. 

• Il tempo  per gestire i progetti proattivamente non viene  inserito nel piano di lavoro.

• Il project management  viene considerato  overhead .

• I progetti terminano bene  con molto stress e molto lavoro straordinario per tutto il loro ciclo di vita, a causa della mancanza di pianificazione e di  project management. 

Per superare queste criticità la soluzione è una buona disciplina di  project management.

Avere una buona preparazione nella gestione dei progetti  non significa che non ci saranno più problemi; né che i rischi scompariranno; né che non ci saranno sorprese. Il valore di un  buon project management consiste nel disporre di processi standard, invece di rincorrere  tutti i fatti  contingenti.

I processi e le tecniche  di project management  vengono utilizzati per coordinare risorse e raggiungere risultati prevedibili. Tuttavia, bisogna comprendere che il  project management  non è proprio una scienza,  e non vi può essere mai una totale garanzia di successo.  Poiché i progetti  coinvolgono persone, non sempre può essere completamente controllata tutta la complessità e l’incertezza. Perciò, il project management è anche  un'arte che richiede flessibilità e creatività, specialmente nella gestione delle persone.

Il project management è al tempo stesso scienza ed arte. E’ una scienza perché per raggiungere il successo dei progetti conta su processi e tecniche collaudati e ripetibili. E' un'arte perché ha molto a che fare con la gestione e le relazioni tra individui, richiede intuito da applicare in situazioni totalmente uniche per ogni progetto.

Una buona metodologia fornisce lo schema di riferimento, i processi, le linee guida e le tecniche per gestire persone  e carico di lavoro. Una buona metodologia aumenta le probabilità di avere successo, e di conseguenza, comporta benefici per l'organizzazione, per il  progetto, e per il  project manager.

Questo è il valore del project management. Ci vuole tempo ed impegno per gestire proattivamente un progetto. Il costo è maggiore di quello del ciclo di vita di progetto per:

• Completare i progetti più velocemente e a minor costo. Uno dei maggiori benefici nell'utilizzare una metodologia condivisa è il valore del riutilizzo (reuse). Una volta che processi, procedure e template sono stati creati, essi possono essere utilizzati (forse con piccole modifiche) su tutti i progetti futuri. Ciò comporta la riduzione del tempo di avvio di nuovi progetti, una curva di apprendimento più breve per i membri del team di progetto  e risparmio di tempo, non dovendo re-inventare processi  e template da zero su ogni progetto.  

  • Essere più prevedibili. Uno dei primi benefici che si ottengono con buoni processi di project management e che sarai più prevedibile. Scoprirai che se fai un buon lavoro di pianificazione comprenderai meglio il lavoro da eseguire, e saprai meglio stimare questo lavoro. Man mano che il progetto procede, gestirai meglio il lavoro sostenuto dalle tue stime dei tempi e del  budget. La capacità di essere prevedibili è cruciale quando la tua azienda decide quali progetti eseguire. Bisogna cercare di raggiungere un livello di prevedibilità dell’80%. In altre parole, 80% dei tuoi progetti dovranno finire nei tempi e nel budget previsti (tenendo conto anche di eventuali richieste di modifiche al contenuto approvate).

  • Ridurre impegno e costi con una  attenta gestione del contenuto. Molti progetti hanno difficoltà a gestire il contenuto, cosa che comporta impegni e costi aggiuntivi per il progetto. Avere processi di project management migliori significa essere in grado  di gestire meglio il contenuto. Ciò non significa che il contenuto non va mai cambiato. Al contrario, si riconosce che le modifiche al contenuto sono inevitabili. Una buona gestione delle modifiche significa che le modifiche vengono riconosciute e gestite in modo da tener conto dell’impatto della modifica.

  • Migliore soluzione al primo tentativo grazie ad una migliore pianificazione. Molti progetti hanno problemi perché c'è un divario tra ciò che il cliente si aspetta e ciò che il team di progetto realizza. Utilizzando una metodologia si arriva ad una migliore pianificazione del progetto, cosa che dà la possibilità al team ed allo sponsor di concordare le principali deliverable prodotte dal progetto.

  • Risolvere i problemi più velocemente. Alcuni team di progetto impiegano troppo tempo ed energia sui problemi perché non sanno da dove iniziare. Avere un processo proattivo di gestione dei problemi garantisce  che i problemi vengano risolti il più presto possibile.

  • Risolvere il rischio futuro prima che sorgano i problemi. TenStep  contiene processi per identificare e gestire i rischi. La gestione del rischio consiste nell'identificare i potenziali problemi futuri e nel  gestirli prima che si trasformino in problemi reali. 

  • Comunicare e gestire più efficacemente le aspettative con clienti, membri del team e  Stakeholder. Molti problemi su un progetto possono essere evitati con una comunicazione proattiva articolata. In più, molti conflitti che sorgono su un progetto non sono il risultato di uno specifico problema, ma spesso sono dovuti alla sorpresa.  La metodologia TenStep si concentra sempre sulla comunicazione proattiva formale ed informale, la quale dà luogo a meno sorprese. 

  • Sviluppare un prodotto di più alta qualità al primo tentativo. TenStep  comprende processi di gestione della qualità che aiutano il team a comprendere le esigenze del cliente in termini di qualità. Una volta che queste esigenze sono state definite, il team può implementare il controllo della qualità e le tecniche di “assicurazione della qualità”  per soddisfare le aspettative del cliente.

• Migliorare la gestione finanziaria. Questo è il risultato di una migliore definizione del progetto, di migliori stime, del budget più formale e di un miglior tracciamento dei costi reali rispetto al budget. Tutto questo rigore  comporta un migliore controllo dei costi e delle previsioni finanziarie.

• Interrompere i “cattivi” progetti più velocemente. I cattivi progetti sono quelli la cui giustificazione costi/benefici non ha più senso. Un progetto può essere partito con una corretta giustificazione costi /benefici, però, se il progetto è in ritardo e sovra budget potrebbe aver raggiunto una soglia oltre la quale il business case non è più valido. La gestione efficace del progetto consente di scoprire molto prima simili situazioni, in modo da poter prendere decisioni migliori rivedendo il  contenuto o interrompendo il progetto.

• Prestare più attenzione alle metriche ed alle decisioni basate sui fatti. Uno degli aspetti più sofisticati del processo TenStep è che fornisce guida per render più semplice la raccolta delle metriche. Le metriche danno informazioni che aiutano a determinare quanto è efficace ed efficiente la prestazione del  team di progetto, e qual è il livello di qualità delle deliverable. Le metriche consentono anche di sapere se stai andando bene o no.

• Migliorare l'ambiente di lavoro. Se i tuoi progetti hanno più successo, scoprirai ulteriori benefici intangibili associati al tuo team di progetto.  Il cliente sarà più coinvolto, il team di progetto avrà maggiore cura del progetto, il morale del team sarà più alto, ed il team di progetto avrà più professionalità e maggiore autostima. Ciò dovrebbe aver senso. Le persone che lavorano su progetti con problemi tendono ad essere insoddisfatte. Invece, le persone su progetti di successo tendono sempre a pensare bene del loro lavoro e di se stessi.

Coloro che affermano che il  project management introduce un sacco di  overhead, dimenticano che tutti i progetti devono essere gestiti. Il punto è quanto vengono gestiti efficacemente. Per esempio:

• Il progetto incontra grandi problemi. Li risolverli proattivamente oppure  li lasci accadere quando si presentano?

• Il progetto va incontro a potenziali rischi. Cerchi di risolverli  prima che accadano o aspetti che si verifichino?

• Informi proattivamente gli altri interessati o stai  gestendo incertezze e conflitti  causati dalla mancanza di informazioni sul progetto?

• Gestisci il contenuto del progetto o combatti con sforamenti di costi e scadenze  a causa dell’esecuzione di  più lavoro di quanto il tuo budget prevede?

• Sviluppi la qualità dei tuoi processi o  risolvi i problemi dopo che si sono verificati, cioè quando la loro soluzione costa di più ?

Le caratteristiche del progetto non cambiano se utilizzi processi formali o non formali. Ciò che cambia è come gli eventi vengono trattati quando il progetto è in esecuzione. Vengono trattati  in modo casuale e reattivo, o proattivamente,  eseguendo agevolmente il processo?

Generalmente, si ritiene che le organizzazioni che seguono buoni processi hanno più successo di quelle che non li seguono. Le organizzazioni che hanno buoni processi e li seguono, vengono definite  “Process Driven”.

Queste organizzazioni realizzano più lavoro  e tendono a creare più valore. Esse hanno in piedi anche sistemi organizzativi per aiutare tutti ad avere maggior successo, compreso i project manager. Ci sono molti modi per verificare se e quanto la tua organizzazione stia seguendo processi standard. Forse il modello di assessment più noto è il  Capability Maturity Model (CMM), descritto più in dettaglio nella sezione A5.1 Modello di Maturità delle Capacità. 

A1.P2 Perché non si Utilizzano Pratiche di Project Management Efficaci?

Dopo aver letto questa sezione, potresti domandarti perché nessuno utilizza buone tecniche di  project management. O potresti chiedere a te stesso “Perché non le sto utilizzando io?”

Ci sono di solito una miriade di ragioni.

• Richiede un investimento di tempo e impegno in modo preventivo. Molti si considerano  'persone d'azione', ma essi potrebbero non essere così soddisfatti delle proprie  capacità di  pianificare. Spesso vi è la tendenza a discutere un problema e poi andarlo subito a risolvere. Ciò funziona quando si tratta di una richiesta di modifica da 5 ore, invece, non funziona su un progetto da 5.000 ore. Bisogna resistere alla tentazione di entrare subito nel cuore del problema. Il progetto terminerà prima, se pianifichi accuratamente prima il da farsi  e poi disponi della disciplina per gestire efficacemente il progetto.

• La tua organizzazione non  è abbastanza coinvolta. E' difficile essere un buon  project manager in una organizzazione che non considera di valore  le competenze di  project management.  Per esempio, se impieghi del tempo per creare un documento che definisce il progetto ed il cliente ti chiede perché stai sprecando tempo a fare ciò, probabilmente tu non sarai entusiasta del processo di pianificazione del tuo prossimo progetto. Per essere efficaci, l'intera organizzazione deve supportare un processo di  project management comune.

• Non sai come fare qualcosa. Puoi scoprire che la mancanza di processi di  project management non è una questione di volontà, ma una questione di formazione.  A volte si chiede alle persone di gestire un progetto senza la necessaria formazione o esperienza. In questi casi,  le persone  fanno grandi sforzi senza disporre dei mezzi adatti, o senza  la formazione per gestire efficacemente i progetti. La tua organizzazione potrebbe non avere un Project Management office (PMO) o un’altra organizzazione responsabile di fornire competenze sul project management.

• L'alta direzione crede che il  project management sia un tool software. Quando discuti di  project management  con alcuni alti manager, essi inizialmente credono che tu stai proponendo un  tool  software che permetta di  essere un  project manager migliore. In realtà, se si trattasse di un tool, riusciresti prima a convincere l'alta direzione del valore del project management.  Anche se alcuni aspetti del  project management  come la creazione e la gestione della schedulazione  utilizzano un tool, esso non rappresenta il valore generato dal  project management. Il valore sta nell’utilizzo di processi consistenti.

• Tu puoi essere stato bruciato (o affossato) nel passato. Quando inizi a parlare di processi, best practice e template, alcuni manager immediatamente pensano a sovraccarichi, ritardi e scartoffie. Non riescono a collegarli immediatamente al valore che comporta una metodologia. Una comune critica ad una metodologia è che  è ingombrante, contiene molta carta e che distoglie troppa attenzione dal lavoro reale. A volte, questa critica viene mossa proprio dall'alta direzione (vedi punto precedente). Altre volte, è una legittima preoccupazione causata dal mancato adattamento della metodologia alle reali dimensioni del progetto. Per esempio, se per un progetto di solo 250 ore, ti viene chiesto di sviluppare un documento di quindici pagine di Capitolato di Progetto, potresti essere stato messo fuori strada. Però, di solito, questo non è un problema di metodologia, ma piuttosto un suo utilizzo errato.

• Il gruppo di lavoro ha paura dei controlli formali. A molta gente piace lavorare in modo creativo e con la  minima  supervisione. Le persone temono che le formalità di project management comportino controlli rigidi che distruggono la loro creatività ed il divertimento sul lavoro. In un certo senso, essi hanno ragione. Però, procedure e processi comuni eliminano la creatività in aree dove probabilmente è meglio che non ve ne sia.

• La direzione teme di perdere il controllo. Se  realmente si vuole implementare efficacemente una disciplina di project management nella tua azienda, devi assegnare  un livello di controllo e di autorità ai  project manager. Alcune reparti ed il management intermedio non vogliono perdere questo controllo. Questi manager intermedi vorrebbero i project manager per coordinare i progetti, ma vorrebbero anche poter prendere tutte le decisioni ed esercitare tutto il controllo. La gestione formale di un  progetto non è possibile in organizzazioni dove prevale questa convinzione.

  Alcune di queste convinzioni sono naturali e logiche, mentre altre sono emozionali e irrazionali. Sebbene questi motivi possano rendere incerto l'utilizzo del project management formale, essi devono essere superati. L'ultima considerazione sul project management  è che non avrebbe senso utilizzarlo se il risultato del  project management fosse quello di fare terminare i progetti più tardi, con maggiori costi e minore  qualità. Invece, è vero il contrario. Utilizzando valide tecniche e processi di  project management  esistono maggiori  probabilità che un progetto termini in tempo, nel budget e ad un  livello accettabile di qualità.

  Bisogna anche dire che, quando si utilizza un processo di project management, occorre essere semplici (smart). Non bisogna mettere in piedi  processi di project management  per un progetto da 10 milioni di dollari se il  progetto è solo di 10 mila dollari. Considera tutti gli aspetti per gestire un progetto e scegli i processi  giusti per il tuo progetto specifico.

A1.P3 Come Procurarsi una Metodologia

Per implementare correttamente una metodologia di  project management, per prima cosa  bisogna essere convinti che  se il processo è applicato ed utilizzato correttamente si genera valore. Infatti, tutti i progetti usano una metodologia di processi, procedure e modulistica. 

Se credi di non averne una,  realmente significa che ne hai una debole ed informale. Se hai bisogno di una buona metodologia di project management, ci sono due alternative:

1. Crearne una propria metodologia. Puoi creare una metodologia che rifletta perfettamente la filosofia e le best practice della tua organizzazione. Molte aziende continuano a comportarsi così.

2. Acquistarne una metodologia. Se crei una metodologia, potresti restare sorpreso scoprendo che alla fine è simile a molte altre metodologie di project management  che altri utilizzano. Non importa come la strutturi, tu hai sempre bisogno di pianificare, sviluppare il piano di lavoro, gestire il contenuto, gestire i rischi, comunicare, etc. Però, fortunatamente, molte aziende scelgono di comprare la licenza di una metodologia preesistente. Le metodologie preesistenti di solito hanno tutto ciò che serve ad un'organizzazione per avere successo.

Naturalmente, se compri una metodologia, hai bisogno di personalizzarla per coprire le esigenze specifiche della tua organizzazione. Questa possibilità  ti dà alcuni benefici della prima opzione,  richiedendo meno impegno e costi, che è il maggiore beneficio della seconda opzione.

 

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Il Valore Aggiunto della Scalabilità di una Metodologia