A6.3 Confronto Metodologia TenStep e Sei Sigma

(confronto con TenStep v.9.0)

A6.P1 Sintesi Sei Sigma 

Sei Sigma è una filosofia, un proposito o una metodologia utilizzata per ridurre gli sprechi, migliorare la qualità, ridurre il costo ed i tempi della prestazione di qualsiasi business.

Sigma è una lettera greca(σ)  utilizzata per indicare l’ampiezza della varianza o il livello di difettosità di un prodotto (un difetto è qualcosa che causa insoddisfazione del cliente o  che è fuori dalle tolleranze accettabili).

• Una normale azienda, oggi, opera a livello Tre Sigma, cioè produce un difetto ogni 16 opportunità, ossia circa 67.000 difetti per milione di opportunità.

• Un’azienda meglio organizzata  può operare a livello Quattro Sigma, ossia un difetto ogni 160 opportunità. Non male, ma ancora più di  6.000 difetti per milione.

• Un livello di prestazione Sei Sigma corrisponde a 3,4 difetti per milione di opportunità – non perfetto, ma molto vicino alla perfezione.

In generale, se un’azienda produce merci durevoli o servizi, Sei Sigma è la filosofia che le fornisce processi e strumenti statistici per migliorare la profittabilità e la qualità.

Sei Sigma è un processo a lungo termine, destinato a produrre  miglioramenti continui che non potrebbero essere realizzati con semplici ristrutturazioni aziendali  o spendendo un sacco di denaro.

L'approccio Sei Sigma richiede perseveranza, attenzione e dedizione. Il livello Sei Sigma può essere raggiunto con una quotidiana combinazione di progetti strutturati e sistematici, classificati come:

• Progetti di processi transazionali di business che riguardano tutta l’organizzazione. 

• Progetti tradizionali di miglioramento della qualità che risolvono problemi cronici riguardanti più funzioni di un reparto.

Un’azienda, reparto o progetto che tenta di raggiungere il livello di qualità  Sei Sigma si concentra sul disegno di prodotti, servizi o processi.  I principi Sei Sigma possono essere applicati a molti settori di industria, compreso manifatturiero, amministrativo, lavoro per progetti e servizio al cliente.

Le tecniche Sei Sigma aiutano ad abbassare la variabilità, riducendo il numero di difetti ed i costi operativi, aumentando l'effettiva capacità di produzione.

Le tecniche Sei Sigma possono essere utilizzate anche per migliorare altre aree, come, ad esempio, la fedeltà del cliente, che aiuta l’azienda dal basso verso l’alto.

A6.3.P2 Sintesi del Processo di Project Management TenStep ®

Il Project Management fa prima riferimento a definizione e pianificazione e poi alla successiva gestione, al controllo ed alla conclusione del progetto. E’ importante riconoscere che tutti i progetti hanno bisogno di un certo livello di gestione. Più grande e più complesso  è il progetto, maggiore è il bisogno di processi standard, formali e strutturati.

Anche i progetti più piccoli hanno bisogno di un processo strutturato, ma non occorre che sia così elaborato o così complesso. Ovviamente, la gestione del progetto ha un costo, ma in cambio si ottengono anche molti benefici. Tali benefici superano di gran lunga i costi. Non a caso, il Processo di Project Management TenStep ®  è diviso in dieci passi – i primi due per la definizione e la pianificazione e gli altri otto per gestione e controllo del lavoro.

Questi sono i dieci passi: 

1. Definire il Lavoro. Il project manager impiega del tempo a definire il lavoro, per accertarsi che il team di progetto ed il cliente abbiano la stessa percezione delle deliverable da produrre, dei benefici e dello scopo.
2. Sviluppare Schedulazione e Budget. La schedulazione è uno strumento vitale per garantire che il team di progetto ed il cliente sappiano cosa devono fare.
3. Gestire  Schedulazione e  Budget. La schedulazione  deve essere tenuta aggiornata in modo da evidenziare sempre il lavoro eseguito e quello rimanente.
4. Gestire i Problemi.  Molti problemi  vengono risolti velocemente, ma una “issue” emerge quando problemi impediscono la prosecuzione del progetto e  non possono essere risolte dal team di progetto senza l’aiuto di un’entità esterna.
5. Gestire le Modifiche. L’ambito è il contenuto  del progetto. Lo scopo della gestione delle modifiche all’ambito è garantire che lo sponsor (o il suo delegato) approvi tutte le modifica al’ambito iniziale.
6. Gestire la Comunicazione. La comunicazione appropriata  in un progetto è un fattore critico di successo per gestire le aspettative del cliente e degli stakeholder.
7. Gestire i Rischi. I rischi si riferiscono a condizioni future, fuori dal controllo del team di progetto, che possono avere un impatto negativo o positivo sul progetto. I bravi project manager cercano di  risolvere i potenziali problemi prima che accadano.
8. Gestire le Risorse Umane. Generalmente, più grande è il progetto, più risorse umane sono necessarie e più rigore deve avere il project manager nell’assumere, sviluppare e gestire il team di progetto.
9.  Gestire la Qualità e Metriche. Lo scopo del passo della gestione della qualità è comprendere prima possibile  le aspettative del cliente in termini di qualità e, poi, mettere in piedi un piano proattivo per soddisfarle. Le metriche servono a raccogliere dati quantitativi a supporto delle decisioni e possono indicare il grado di soddisfacimento  delle aspettative del progetto.
10. Gestire gli Acquisti. Il passo descrive i processi essenziali per gestire un acquisto per il progetto.

A6.3.P3 Confronto Sei Sigma e Processo TenStep

La Metodologia TenStep viene utilizzata per gestire progetti di ogni genere e di ogni dimensione.

Uno dei passi fondamentali è il processo Gestire la Qualità. Le iniziative riguardanti la qualità possono essere intraprese per progetti singoli e per intere organizzazioni. Sei  Sigma è una filosofia organizzativa focalizzata sulla qualità, perciò, a questo riguardo, si sovrappone con una parte della Metodologia TenStep.

Sei Sigma ed il Processo di Project Management TenStep ® sono complementari. Gestire progetti con un livello di qualità Sei Sigma richiede un processo di  project management standard.

TenStep soddisfa questa esigenza.  Similmente, uno dei dieci aspetti della Metodologia di Project Management TenStep è gestire il progetto ad un livello  di qualità accettabile.

Sei Sigma è il fondamento della gestione della qualità. Comunque, una azienda può implementare la Metodologia TenStep come il suo processo generale di project management e poi implementare Sei Sigma come filosofia di gestione della qualità.

In sintesi, le aziende non hanno bisogno di scegliere tra TenStep e Sei Sigma. Queste due metodologie sono complementare perché non competono nella stessa area e non coprono gli stessi bisogni:

• Il Processo TenStep riguarda la gestione dei progetti e

• Sei Sigma  riguarda l’intera filosofia sulla qualità.