90.0.P1 Panoramica
Chiudere il progetto con una riunione formale è
importante come avviarlo con una riunione di kick-off.
Una chiusura pianificata del progetto consente di
normalizzare tutte le informazioni e le esperienze maturate durante il
progetto. Poiché una volta implementata la soluzione, il team viene disciolto,
non vi sono altre opportunità per trarre le conclusioni, fare la valutazione
del personale, documentare ciò che si è appreso o assicurarsi che le
deliverable opportune siano state trasferite al supporto.
Naturalmente, un progetto può terminare con
successo anche senza una chiusura pianificata. In questo caso, nel corso del
progetto si possono raccogliere le lezioni apprese, valutare il team e
svolgere altre attività di sintesi relative alle attività realizzate.
Quando si crea la schedulazione di progetto,
bisogna pensare alle attività da svolgere per chiudere il progetto in modo
appropriato e con garbo (rispetto delle persone).
L e attività di chiusura comprendono:
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Tenere una riunione conclusiva.
Tenere una riunione con il team di progetto, lo sponsor e gli Stakeholder
appropriati per chiudere formalmente il progetto. La riunione riassumerà i
passi principali del progetto, documentando le cose andate bene e le cose
andate male, i punti di forza ed i punti di debolezza del progetto e dei
relativi processi di project management utilizzati, oltre ai passi rimanenti
per chiudere veramente il progetto.
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Identificare le lezioni del progetto, le tecniche
ed i processi che hanno funzionato particolarmente bene, o che non hanno
funzionato. Se il tuo reparto ha un modo per pubblicare o diffondere le
lezioni apprese, esse vanno trasmesse al gruppo incaricato della
pubblicazione. Le cose che hanno funzionato in modo eccellente, possono
essere applicate ad altri progetti ed in molte occasioni potrebbero essere
elevate al livello di best practice ed essere utilizzate per progetti
similari in futuro.
-
L’agenda della riunione dovrebbe porre
l’attenzione su cosa il progetto doveva produrre e cosa ha realmente prodotto.
La discussione dovrebbe tendere ad esaltare ciò che è andato bene e ciò che è
andato male. L’agenda potrebbe essere la seguente:
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Discutere lo scopo della riunione
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Sviluppare regole di fondo
(facoltativo)
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Elencare cosa avrebbe dovuto
produrre il progetto
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Descrivere cosa realmente è
accaduto
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Discutere il "Perché" delle
discrepanze tra cosa bisognava fare e cosa è accaduto
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Concordare sulle lezione appresa
per progetti futuri
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Elencare e documentare eventuale
lavoro rimanente per chiudere il progetto. Ciò comprende azioni tipo quelle
descritte di seguito.
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Dichiarare il successo o il
fallimento. A volte, è ovvio che il progetto è stato un successo e in
altri casi il progetto è totalmente fallito. Però, in molti casi, c'è un mix
di risultati. Per esempio, le principali deliverable possono essere state
completate, ma il progetto ha sforato il budget. Oppure, il team di
progetto ha consegnato in tempo ed entro il budget, ma la soluzione soddisfa
solo l'80% dei requisiti di business. La chiave per dichiarare il successo è
definire in anticipo quali sono i criteri per determinare il successo del
progetto. Se viene raggiunto un accordo su cosa significa successo con lo
sponsor ed il capo funzionale, allora il team di progetto può essere valutato
rispetto a questi criteri. Il team di progetto si auto valuta rispetto a
questi criteri, e poi chiede al management appropriato di convalidare la
valutazione.
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Trasferire la soluzione al
supporto (se applicabile). Se la soluzione esisterà dopo il progetto,
allora dovrebbe essere trasferita all'organizzazione appropriata per il
supporto. Il transito comprende il trasferimento delle conoscenze al team di
supporto, il trasferimento dei documenti completi, il trasferimento della
lista dei lavori pendenti, etc.
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Sostituzione dei file di
progetto (se applicabile). Si dovrebbe discutere con l'organizzazione di
supporto per determinare quali materiali raccolti durante il progetto
dovrebbero essere ceduti al team di supporto. Sulla base di questo accordo,
parte del materiale di progetto può essere cancellato o distrutto, salvato,
archiviato, etc. Questi file e documenti necessari per l'organizzazione di
supporto devono essere consegnati per essere memorizzati nelle appropriate
strutture del supporto.
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Revisione delle prestazioni.
Se il progetto è stato consistente o molto lungo, può essere appropriato
verificare le prestazione del team a fine progetto. In questo caso, il capo
del project manager e lo Sponsor di progetto valutano il project manager.
Il project manager valuta l'intero team o almeno i riporti diretti (e poi i
riporti diretti valutano i loro collaboratori, finché tutti sono stati
valutati). A volte il team viene valutato complessivamente e poi i membri del
team utilizzano tale posizionamento come input della propria valutazione
personale, basata solo sul proprio contributo dato al progetto. Ci deve
essere un collegamento, comunque, tra la prestazione del team e quella del
singolo.
-
Riassegnare il team di progetto.
Quando tutte le attività sono terminate, i restanti membri del team di
progetto devono essere assegnati ad altro progetto. Per alcune persone, questo
può significare un progetto completamente nuovo. Per le risorse esterne su
contratto, può significare la fine dell'assegnazione. Per le persone a tempo
parziale, può significare il ritorno al loro lavoro a tempo pieno. Alcuni
membri del team possono essere trasferiti al reparto di supporto per
continuare a lavorare sulla stessa soluzione.
E’ responsabilità del project manager
sviluppare le attività di chiusura nella schedulazione di progetto.
Queste devono essere viste come una parte vitale
del progetto, non come una maledizione come se il team dovesse essere
disperso.
Il progetto non può essere considerato concluso
finché le attività di chiusura non sono state eseguite – esattamente come se
non fosse stata completata un’attività di implementazione.
90.0.P2 Chiudere i Contratti
Il progetto può aver richiesto l’assistenza di personale del
venditore, hardware, software, materiali, etc. Generalmente parlando, i
contratti specifici dovrebbero essere chiusi come parte conclusiva del
progetto. Naturalmente, alcuni contratti vanno oltre il tuo progetto, pertanto
resteranno aperti. Per esempio, potresti lasciare aperto un contratto con una
società di consulenza e richiedere un lavoro (SoW - Statement of Work)) per
servizi specifici sul progetto. In quel caso, il contratto generale resterà
aperto, ma il lavoro specifico verrà chiuso. E’ anche possibile che siano
state pagate tutte le fatture ( o solo emesse) quando termina ufficialmente il
progetto. Tuttavia, il project manager o l’apposito amministratore del
contratto sarà responsabile di chiudere questi specifici contratti dopo che
sono stati regolati tutti i pagamenti sospesi.
La chiusura del contratto comporta sia la verifica del
prodotto, cioè che sia stato eseguito il lavoro, sia la chiusura
amministrativa, l’aggiornamento di tutti i dati del contratto. I dati del
contratto sono molto importanti e comprendono il contratto stesso e tutta la
documentazione rilevante come lo stato di avanzamento, le scritture contabili,
le fatture e le registrazioni dei pagamenti. Questi dati, spesso vengono
raccolti in un faldone di progetto, che deve far parte della documentazione
complessiva del progetto. La documentazione del contratto è importante anche
in caso di audit dell’acquisto. Tale audit è una revisione strutturata del
processo di acquisto dalla pianificazione all’amministrazione del contratto.
Lo scopo dell’audit è identificare il successo o il fallimento da trasferire
ad altri acquisti futuri dal progetto appena concluso.
