Newsletter di TenStep Italia e PMTSI

19 Maggio 2017

EDITORIALE: Qualcosa si muove!

Finalmente, anche in Italia, la disciplina del Project Management è in movimento.
Molti manager, nonostante le continue riduzioni di budget,  pensano alla formazione dello staff per competere sui nuovi e vecchi mercati. L’evoluzione delle tecnologie è inarrestabile, ma se non evolve anche la professionalità delle persone si rischia di restare ancorati a modelli superati e quindi schizzare fuori mercato.
La disciplina del Project Management è un esempio di evoluzione necessaria. Probabilmente, noi addetti ai lavori non abbiamo molto altro da dire, se non continuare a diffondere processi e tecniche per avviare, pianificare, condurre, monitorare e chiudere i progetti. Ma è indispensabile condividere proprio questa abilità per seguire l’evoluzione del mondo del lavoro.
Agli Italiani piace essere creativi, ma in questo caso risulta molto pericoloso.  Meglio condividere uno standard internazionale in modo da comprendere ed essere compresi in ogni circostanze, anche solo in Italia.
TenStep Italia e PMTSI continuano a proporre tutte le certificazioni internazionali disponibili sul mercato: PMI, Axelos, VMEDU, IIBA, etc., oltre a  proporre con grande orgoglio anche  10 edizioni, in tutta Italia del nuovo

Corso di formazione propedeutico alla certificazione di Project Manager in conformità alla norma UNI 11648:2016

Il nuovo corso è uno sforzo congiunto tra il sottoscritto  Vito Madaio, Fabrizio Nanni e la scuola di formazione Security Solutions Consultants dell’Ing. Mauro Daniele. Il corso sviluppa l’intero programma di esame della certificazione da Project Manager sulla base della Norma ISO 21500 e le spiegazioni dei processi  secondo il PMBOK® Guide.
La prima edizione del corso è prevista dal 10 al 13 Luglio. La quotazione del corso, comprensivo dell’esame di certificazione attraverso un OdC accreditato Accredia è di €1.960,00 più IVA. A scopo promozionale, solo per la prima edizione, la quotazione viene ridotta a €1.460,00 più IVA.
La classe sarà di massimo 12 partecipanti e se dovessimo ricevere più richieste, organizzeremo una seconda edizione promozionale entro Settembre. Invece se non ci dovessero essere almeno 8 partecipanti, rinvieremo tutto a Settembre.
Ogni altro dettaglio è nelle specifiche del corso, nel modulo di iscrizione e nella locandina.
Segnalo inoltre la disponibilità del corso IIBA – Preparazione Certificazione CBAP® che stiamo organizzando, prima dell’estate, con almeno 8 partecipanti.

Buona lettura a tutti.

Vito Madaio, PMP®, TSPM®


REGOLE: Gestione della Configurazione

Estratto da un passo della Metodologia di Project TenStep

La  gestione della configurazione si riferisce all’identificazione, tracciamento e gestione di  tutti gli asset del progetto, includendo cose come:

  • Documentazione e deliverable di progetto
  • Descrizione di deliverable e template
  • Elementi del disegno
  • Codice Software, nel caso in cui  il processo di  gestione della configurazione includa anche il processo di Change Management
  • Hardware e software
  • Macchinari
  • Deliverable finali
  • Parti e componenti fisici
  • Altri asset fisici del progetto, compreso materiale di consumo, ricambi, etc.

Molti progetti non tracciano  le risorse fisiche tipo macchinari, mobilio, materiale di consumo; al massimo vengono tracciati  a livello di reparto.

Per esempio, i personal computer, di solito, vengono tracciati  a livello azienda o divisione. Il  project manager di un singolo progetto può aver bisogno di PC per il suo team, ma non è tenuto a tracciare e gestire tali asset.

I seguenti componenti costituiscono il Processo di Gestione della Configurazione.

  • Pianificazione. Bisogna  pianificare il processo prima di creare processo,  procedure, strumenti, database e file per gestire la configurazione. Puoi anche aver bisogno di concordare quali siano  esattamente gli asset importanti, come li definisci, come verranno classificati, numerati e riportati,  etc. I risultati di questa pianificazione iniziale vengono documentati nel Piano di Gestione della Configurazione.  La pianificazione è una parte importante della gestione della configurazione poiché ci sono molti modi di definire gli elementi della configurazione.  E’ possibile che la definizione includa solo meta-dati o informazioni sugli asset e non gli asset effettivi.  Parte del processo di pianificazione consiste nel censire ogni elemento della configurazione, assegnandogli un numero di matricola.
  • Tracciamento. E’ importante comprendere la baseline di tutti gli elementi di configurazione. In altri termini, per ogni elemento  bisogna  comprendere cosa possiedi all’inizio del progetto. In molti casi, all’inizio potresti non avere niente. In altri casi, come nel caso degli gli asset fisici, potresti avere degli asset da cui partire. Lo scopo del processo di tracciamento è documentare tutte le modifiche agli elementi della configurazione durante il progetto. Occorrono  processi e sistemi disegnati per identificare quando gli asset vengono assegnati al progetto, dove vanno, cosa si ottiene da loro, chi ne è responsabile e come sono disposti. Poiché un progetto ha un inizio ed una fine ben definiti, a fine progetto tutti gli asset  devono avere una destinazione. Questa potrebbe essere una deliverable finale, per l’area operativa o di  supporto per la demolizione, etc. Dovresti saper sezionare ogni deliverable maggiore e verificare da dove vengono tutte le parti, e dove sono destinate a fine del progetto.
  • Gestione. Gestire gli asset significa metterli sotto sicurezza, proteggerli ed utilizzarli per il giusto scopo. Per esempio, non c’è nessun beneficio nel tracciare gli asset comprati che non servono al progetto in prima battuta. Inoltre, il sistema di tracciamento può evidenziare che componenti costosi sono depositati in un’area poco sicura, ma realmente è quello il loro posto? La gestione degli asset deve essere fatta acquisendo ciò che serve e soltanto ciò che serve. Devi anche assicurarti di avere il giusto asset nel posto giusto al momento giusto.
  • Reporting. Devi essere in grado di riferire sulla configurazione in termini di cosa hai e dove si trova, e poter riferire anche  dal punto di vista finanziario su costo, budget e piano di ammortamento, etc.
  • Auditing. E’ importante che l’integrità del processo di configurazione venga confermato periodicamente attraverso un audit sullo stato degli elementi della configurazione. Ciò può comprendere un’ispezione fisica oppure il conteggio degli elementi ed il confronto con i risultati attesi dal  gestore della configurazione. Bisogna ispezionare anche il processo di modifica alla configurazione per garantire che vengano seguiti i processi appropriati.
  • Revisioni. Auditing significa verificare che gli elementi della configurazione (qualunque cosa essi siano) in un determinato momento siano quelli attesi. Molti progetti finiscono nei guai quando iniziano a perdere traccia degli asset fisici (per esempio, materiale, ricambi, codice o altri elementi della configurazione) o se le caratteristiche fisiche (metadati) delle deliverable risultano diverse.

Se le revisioni non danno i risultati attesi, vuol dire che il processo di tracciamento è inadeguato e che dovresti migliorare i processi per tener conto delle modifiche. Dovresti identificare il modo in cui cambia la configurazione nel tempo e verificare se stai raccogliendo queste informazioni con il processo di tracciamento.

Per realizzare la gestione della configurazione sul progetto occorre identificare una specifica risorsa come Configuration Manager. Può essere una persona a tempo parziale secondo la mole di lavoro di tracciamento degli asset da gestire. Questa persona sarà responsabile dell’intero processo, in particolare di pianificare, gestire e revisionare. Se il progetto è grande abbastanza, puoi anche designare  un bibliotecario (Configuration Librarian). Questa è una posizione amministrativa che si occupa  degli  spostamenti e del seguito necessario per tracciare e riportare le  responsabilità.

Prossima Edizione

Preparazione Esame di Certificazione PMP o CAPM

Roma 16-20 Ottobre 2017

Sconto del 20% per iscrizione e pagamento quota entro il 31 Luglio 2017

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ESPERIENZE: Ascolto Attivo

Il bisogno di essere ascoltati e la disponibilità ad ascoltare, rappresentano il primo passo per costruire una buona relazione con gli altri. Per ascoltare non si intende il semplice “stare a sentire”, ma una combinazione tra ciò che l’altro sta dicendo associato ad un  coinvolgimento attivo. Significa saper utilizzare l’empatia per entrare in sintonia con l’altro.

Con l’ascolto assertivo si presta attenzione a ciò che gli altri hanno da dire e il messaggio che possiamo inviare è: “Ciò che tu mi stai dicendo è importante”. L’atteggiamento di ascolto migliore è la comprensione, cioè provare a capire e sentire lo stato d’animo del nostro interlocutore. Thomas Gordon, uno psicologo statunitense che si è occupato di comunicazione in vari ambiti (insegnanti, genitori, operatori sociali, manager) suggerisce di migliorare la nostra capacità di ascolto attivo in 4 fasi:

  1. Ascolto passivo: inizialmente è importante ascoltare l’altro restando in silenzio e senza interromperlo. In questo modo stiamo comunicando attenzione nei suoi riguardi e disponibilità all’ascolto. Prestiamo attenzione anche alla comunicazione non verbale, quindi “tendersi” verso l’altro guardandolo negli occhi senza chiudersi (es. braccia conserte).
  2. Messaggi di comprensione: restare in ascolto comunicando messaggi verbali e non verbali che evidenzino il nostro interesse e l’atteggiamento di ascolto. Ad esempio: “Capisco … Ti ascolto … Sto cercando di capire …” e fare cenni con il capo, sorridere, mantenere lo sguardo.
  3. Messaggi di incoraggiamento: sono dei messaggi che incoraggiano calorosamente l’altro ad approfondire ciò che sta dicendo: “Continua pure … Dimmi …  Spiegami pure …”.
  4. Ascolto attivo: in questa fase è opportuno riflettere il contenuto del messaggio dell’altro restituendoglielo con parole diverse. Questo consente a chi ascolta di verificare se il messaggio è stato compreso e all’altro di sentirsi ascoltato con attenzione. Per fare ciò possiamo utilizzare 3 strategie:
    • Parafrasare: consiste nel riformulare i concetti dell’altro utilizzando parole diverse. Ad esempio: “Quindi mi stai dicendo che … Dal tuo punto di vista … Mi pare di capire che …”.
    • Riflettere i sentimenti dell’altro: “Deve essere stato brutto … Ti sarai sentito male … “. Questo consente all’altro di sentirsi compreso e ascoltato in modo empatico, con partecipazione emotiva.
    • Riepilogare: riassumere ogni tanto ciò che il nostro interlocutore ci sta dicendo.

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INIZIATIVE: Prossimi Eventi

Corso di formazione propedeutico alla certificazione di Project Manager in conformità alla norma UNI 11648:2016

A scopo promozionale, la quotazione della prima edizione,  esame coompreso,  è di    €1.460,00 più IVA.

La classe sarà di massimo 12 partecipanti