Project Management 

Come determinare la soglia di stima delle attività di progetto

Nel creare la schedulazione di un progetto non sempre sono noti i dettagli di tutte le attività. Si parte a scomporre grandi blocchi di lavoro in parti più piccole. Le parti più piccole vengono ulteriormente spezzettate  in parti ancora più piccole. Questa è la tecnica della creazione della WBS (Work Breakdown Structure) del progetto. Quanto piccola deve essere un’attività per poter essere gestita bene?

Questo valore è la soglia di stima delle attività di progetto.

Per esempio,  se stabilisci che una soglia 80 di ore,  devi continuare a suddividere il lavoro in entità finché stanno nelle 80 ore. Nessuna attività può restare ad un livello più alto.

Si può utilizzare la seguente regola del pollice. Supponiamo di avere un progetto di 5000 ore di impegno, ogni attività più grande di 80 ore deve essere ulteriormente  suddivisa in parti più piccole. Un progetto medio di 1000 ore dovrebbe avere attività non più grandi di 40 ore. Se il progetto è più piccolo, diciamo 200 ore dovrebbe essere scomposto in attività non più grandi di 20 ore l’una. Questa soglia è un limite superiore, perciò le attività possono essere anche più piccole.

Ci sono due criteri per determinare la soglia ideale:

  • Comprendere meglio il lavoro – Se lasci le attività ad un livello troppo alto potrebbe non essere chiaro cosa deve essere realizzato in quel tempo. Devi essere sicuro che il lavoro sia abbastanza discreto da essere comprensibile e che sia chiaro cosa deve essere realizzato entro la scadenza. Esempio: se assegni a qualcuno un’attività di 240 ore (30 giorni) di impegno, ci sarà un sacco di lavoro da fare e potresti finire nella confusione. Se, invece, lo dividi in 4 attività di 60 ore ciascuna ( oppure 6 attività da 40 ore (una settimana) sarà molto più chiaro cosa deve essere completato ogni settimana per ogni parte del lavoro.
  • Essere più capaci di gestire il lavoro – Quando assegni del lavoro a un membro de team non sai mai con certezza come sta procedendo finché non si raggiunge la scadenza del tempo assegnatogli. Per esempio,  se hai assegnato un lavoro da consegnare entro 8 settimane, non saprai con certezza come sta andando fino alla scadenza delle 8 settimane. Potrai supporre da altri indizi se le cose stanno in linea con i tempi, ma non lo saprai mai formalmente. Aspettare 8 settimane è troppo. Un approccio migliore è scomporre quel lavoro di 8 settimane in 4 attività da due settimane l’una. In questo modo, ogni due settimane saprai se il lavoro è in linea o meno.

E’ possibile che per attività che dovranno essere lavorate più avanti nel tempo non siano disponibili abbastanza informazioni per scomporle entro la soglia di stima. Questo lavoro può essere lasciato ad un livello sopra la soglia di stima, anche se potrebbe diventare critico scomporlo successivamente, due o tre mesi prima della lavorazione. Questa è la famosa “Finestra Mobile”, gioco forza quando non ci sono sufficienti informazioni sulle attività.

In conclusione,  comprendere bene il lavoro e gestire bene il lavoro sono i fattori che determinano la scelta della giusta soglia di stima del lavoro di un progetto.

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