Project Management

Progetti, Programi e Portafogli

Non tutti hanno chiara la differenza tra project, program e portfolio. Sono tre strutture per organizzare il lavoro, ma con obiettivi distinti. Un Project Manager di rispetto, non può ignorare che:

Progetti

I progetti per definizione, hanno una data di inizio ed una data di fine. C’è un momento in cui il lavoro non esiste (prima del progetto), un momento in cui esiste (il progetto) e quando di nuovo non esiste (dopo i progetto). Questa è la chiave per determinare se un pezzo di lavoro è un progetto. I progetti, poi comprendono la definizione dell’ambito, del budget e l’assegnazione delle risorse. Un’altra caratteristica di un progetto è che sviluppa sempre qualcosa. I progetti sono il modo di creare nuove cose. Se scopri che stai facendo solo riunioni, allora forse non stai lavorando ad un progetto. I progetti, creano sempre una o più deliverable. i progetti vanno gestiti in modo proattivo utilizzando una solida Metodologia di Project Management e relative tecniche.

Purtroppo non tutti utilizzano una metodologa ma solo parole, parole, parole. Per favore, prova con il seguente eBook:

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Programmi

Alcune iniziative sono così grandi che ha senso spezzettarle in un insieme di progetti più piccoli. I progetti più piccoli sono più facili da pianificare, gestire e  completare con successo. Però, il problema che sorge dividendo un grande progetto in tanti piccoli progetti è che ognuno iniziare a prendere decisioni indipendenti, buone per quel progetto, ma dannose per l’intera iniziativa.

Lo scopo di un programma è fornire una gestione centralizzata e un controllo su un insieme di progetti sottostanti ch stanno tutti lavorando per rilasciare una soluzione comune. Il programma permette all’insieme di progetti di ottenere benefici comuni, difficilmente ottenibili  singolarmente. I programmi vengono gestiti in modo molto diverso  dai grandi progetti. E’ importante comprendere quando creare un programma e come gestirlo efficacemente.

Purtroppo, spesso incontriamo fior di professionisti  che in realtà non sanno dire se gestiscono un progetto o un programma. Basta fare quello che dice il capo.

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Portafogli

I portfolio sono raccolte di lavoro. Un portfolio, tipicamente, contiene progetti, ma può anche contenere il supporto, l’operation e altri tipi di lavoro. Il portfolio management, generalmente, viene effettuato da una funzione manageriale.  I progetti vengono avviati, approvati e messi in priorità a livello di portfolio. Ai progetti nel “portfolio attivo” vengono assegnate le risorse e poi gestiti, monitorati e supportati sempre a livello di portfolio. I programmi e i progetti vengono proposti, scelti  ed eseguiti a livello di portfolio.

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Conclusione

Ricordiamo che i progetti sono sforzi temporanei per sviluppare una o più deliverable. I programmi sono iniziative molto grandi suddivise in progetti più piccoli e poi coordinati centralmente. I progetti di un programma sono correlati fra loro. I portfolio sono raccolte di lavoro – di solito progetti – e sono un modo per approvare e monitorare i progetti dal punto di vista dell’organizzazione. I progetti possono essere o non essere correlati fra loro.

Ultimo punto, ma forse il più importante è che:

  • I progetti perseguono obiettivi
  • I programmi cercano di ottenere benefici
  • I portfolio mirano a ritorno degli investimenti.