Il Meglio del Project Management

Una breve panoramica sulle origini del project management moderno, la differenza tra Standard e Metodologie  e le principali certificazioni da Project Manager esistenti sul  sul mercato

Cosa è il Project Management

Il project management inteso come l’arte di far accadere le cose è una prerogativa innata delle persone di talento. Però, non bisogna confondere il talento nel progettare un nuovo prodotto con la realizzazione del prodotto stesso. Chiamare un bravo tecnico a governare un progetto, non è detto che sia la migliore soluzione. Ad esempio, un conto è progettare correttamente un ponte, altra cosa è gestire una serie di progetti che eseguono la costruzione del ponte progettato.

Si tratta di ruoli e responsabilità completamente diversi. Il tecnico progettista ha la responsabilità della stabilità del ponte a determinate sollecitazioni, il project manager ha la responsabilità di realizzare quel ponte nel rispetto di tempi, budget e caratteristiche qualitative che corrispondano alle specifiche del progettista.

Con in mente questa distinzione possiamo comprendere il senso della definizione di “project management” secondo il PMI: ”Il Project Management è l’applicazione di conoscenze, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti. Si esegue tramite la corretta applicazione e integrazione dei 47 processi di Project Management raggruppati logicamente  in cinque gruppi di processi: Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Controllo, Chiusura”.

Gestire un progetto significa:

  • Identificare i requisiti del progetto

  • Considerare le aspettative e le esigenze di tutti gli stakeholder

  • Stabilire un sistema di comunicazione efficiente

  • Soddisfare i requisiti del progetto creando il prodotto, servizio  o risultato richiesto.

Il punto chiave sono i requisiti del progetto, cioè, cosa vogliamo effettivamente realizzare?

Le Piramidi, il Partenone, il Colosseo, gli Acquedotti Romani sono stati il frutto dell’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche  delle rispettive epoche. In epoche recenti, dopo i grandiosi progetti artistici del Rinascimento, abbiamo dovuto aspettare  la seconda metà dell’Ottocento per veder maturare le prime idee sull’organizzazione del lavoro che hanno portato al moderno project management.

Il primo progetto moderno è arrivato durante la Seconda Guerra Mondiale.

Era noto che chi arrivava per primo alla fissione nucleare avrebbe avuto un enorme vantaggio competitivo. Saputo da Albert Einstain della scoperta della fissione nucleare nel 1938 in Germania, il programma di ricerca americano ebbe una grossa accelerata, diventando il famoso “Progetto Manhattan” nel 1942, con l’obiettivo di preparare ordigni atomici con buona pace degli scienziati.  La guida scientifica del progetto fu affidata con pieni poteri al Prof. Oppenheimer  ed il coordinamento amministrativo al Generale Leslie Groves. Questo progetto cambiò le sorti della guerra, fornendo le prime bombe atomiche ed il conseguente disastro umano di Hyroscima e Nagasaki.

Il progetto impiegò 130.000 persone e costò oltre 2 miliardi di dollari dell’epoca. La storia di “successo” di questo progetto è riportata nel “Rapporto Smith” del 1945. Macchiavelli avrebbe detto “il fine giustifica i mezzi” ma non so quanto ne sia valsa la pena.

La bomba di Nagasaki

La bomba di Nagasaki

Negli anni successivi,  ha preso corpo la disciplina del project management con la nascita di tre grandi organizzazioni per storia e capacità di definire come gestire i progetti, tuttora valide:

  • PMI (Project Management Institute) di estrazione americana che pubblica  lo standard ANSI di project management nel PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) attualmente alla quinta edizione.

  • IPMA (International Project Management Association)  di origine svizzera che pubblica la norma  ICB (IPMA Competence Baseline).

  • Prince 2 (PRojects IN Controlled Environments) che pubblica una metodologia di project management gestita dall’OGC (Office of Government Commerce) del Governo inglese. 

Queste tre grandi scuole internazionali propongono il meglio del project management, rappresentando ognuna una valida filosofia per realizzare i progetti con successo.

Se lo scopo comune è portare al successo un progetto, conviene conoscere tutte le possibilità che la letteratura ufficiale ci offre per farlo meglio, possibilmente la prima volta.  Il mio motto è:

“Le metodologie hanno tutte lo stesso scopo: alzare il livello culturale di un’organizzazione.

Sembrano tutte uguali, ed invece, bisogna conoscerne tante, per apprezzarne le differenze.“

Differenza tra  standard e metodologie

Quando si parla di project management è bene utilizzare la terminologia appropriata. Spesso, anche gli addetti ai lavori,  con lo stesso termine fanno riferimento a cose completamente diverse. Vale la pena chiarire che:

  • Una Regola o legge è qualcosa che viene imposta ed applicata, per cui non può essere messa in discussione a meno che non si scelga di essere fuori legge.

  • Una Norma è un suggerimento che è bene seguire, perché può portare dei vantaggi, ma non è imposta.

  • Uno Standard è un insieme di best practice, non imposte, ma per la sua grande diffusione è paragonabile ad una norma.

  • Una Metodologia è insieme di best practice specifiche che, in un determinato ambiente, mette  in pratica, come applicare regole, norme e standard.

Nella sostanza, mentre uno Standard indica COSA FARE, una Metodologia  spiega COME FARLO.

Uno standard di project management, per sua natura, deve essere il più completo possibile perché rappresenta lo schema di riferimento per tutti i tipi di progetti. Invece, una metodologia può essere concepita per soddisfare le esigenze di una determinata famiglia di progetti, al limite anche uno solo. Però, una buona metodologia  “General Purpose”, rivolta a tutti, deve abbracciare lo stesso spettro di uno standard: progetti piccoli, medi e grandi in qualsiasi settore di industria. Esempi di metodologie general purpose sono:  TenStep, MPMM e Prince2.

Perché adottare una metodologia di project management

In molti ambienti lavorativi si incontrano persone  geniali, capaci di fare molto meglio senza il vincolo di regole comuni da seguire. Però, un’organizzazione non può dipendere dalla genialità di un singolo; ha bisogno, invece, di regole condivise, applicabili a e da tutto il personale.

L’adozione di una metodologia che comprenda processi e procedure comuni consente di  migliorare la prestazione  complessiva di tutta l’organizzazione, eliminando la dipendenza dai singoli. In particolare l’utilizzo di una metodologia condivisa comporta:

  • Migliore comunicazione tra addetti ai lavori, cliente e committente.

  • Accurato controllo dei livelli di qualità, dei costi e dei tempi del progetto.

  • Riduzione del rischio di insuccesso, potendo intervenire alla prima avvisaglia.

  • Riduzione di rifacimenti e ripetizioni di collaudi con maggiore soddisfazione del cliente.

  • Maggiore aderenza tra stime preventive ed effettivo utilizzo di risorse.

  • Contenimento dei costi con abbattimento del numero di modifiche in corso d’opera.

Tutto ciò non accade per la semplice conoscenza di uno standard da parte di alcuni, compreso il Project Manager. Queste cose accadono, se tutto il personale condivide la Metodologia di Project Management adottata, con il sostegno effettivo dell’alto management.

Senza il sostegno dell’alto management anche  un bravo Project Manager rischia di bruciarsi, perché spesso il management poco o mal informato percepisce il project management come un costo e non come una opportunità per competere sui mercati globali di questi tempi.

Come facilitare il cambiamento culturale

Ne consegue che l’adozione di una metodologia di project management è un cambiamento culturale,  spesso ostacolato dai più bravi, perché, erroneamente, temono di perdere potere. Invece, bisogna comprendere che un vero cambiamento cultuale è un investimento a medio/lungo termine che produrrà  grandi vantaggi competitivi per tutti, svincolando l’organizzazione dalla dipendenza da singoli professionisti o dalle troppe consulenze esterne.

Il project management rende tutti più sereni, chiarendo immediatamente ruoli e responsabilità di ognuno.

Un modo pratico per avviare questo virtuoso processo di cambiamento è creare un PMO (Project Management Office) con obiettivi chiari in termini di risultati,  tempi e budget.  Il PMO non accontenterà tutti, anzi, sicuramente qualcuno remerà contro, ma in questo ci soccorre la legge di Pareto (80/20).

E’ fondamentale che il PMO riporti al livello più alto dell’organizzazione ed in caso di sostituzioni  al vertice la sua missione deve essere riconfermata dal nuovo sponsor. E’ facile da parte di un nuovo responsabile, vedere il PMO come un banale costo, se non ne comprende il valore. 

“Ci vogliono anni per sviluppare un PMO, ma basta un solo giorno per distruggerlo”

Il disegno logico di un PMO deve coinvolgere quante più funzioni aziendali possibile, per creare il consenso alle modifiche organizzative e per accettare le richieste di dati, quando serviranno per controllare i progetti.

 Il project management e le norme UNI/ISO

Nell’adottare una metodologia di project management bisogna ricordare che tutte le organizzazioni sono situate nel proprio contesto per cui non si potrà prescindere da regole e leggi locali.

Le metodologie generalizzate lasciano piena libertà e responsabilità di adeguarsi a leggi e regolamenti locali. Un ombrello comune ci viene offerto dalla recente norma ISO 21500 che risulta molto vicina allo Standard di Project Management del PMI definito nel PMBOK Guide 5th Edition.

Quindi, il PMBOK contiene lo Standard di project management accettato in tutto il mondo, sul quale si basa la certificazione PMPProject Management Professional”, credenziale accreditata dalla norma “ISO/IEC 17024 General requirements for bodies operating certification of persons”.

Questa norma,  recepita anche in Italia con la UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2012 in transizione dalla versione: 2004 alla: 2012 (vedi nota Accredia), è destinata all’’accreditamento degli organismi di certificazione delle persone, determinando le competenze in termini di conoscenze, abilità e caratteristiche personali per accedere ad un esame di certificazione.

In questa ottica l’esame di certificazione PMP, oltre ad essere accreditato ISO/IEC 17024, è completamente indipendente dagli esaminatori in quanto si basa su 200 domande, scelte a caso da un database di circa 10.000 domande, da rispondere in 4 ore, in un ambiente sorvegliato e documentato (CBT).

Superato l’esame di certificazione PMP si può far riferimento alla norma ISO/IEC 17024, riconosciuta in tutto il mondo. Va anche osservato che il PMI agisce solo da organismo di certificazione, poiché affida la formazione specialistica a società esterne, previo un processo di qualificazione al Programma REP (Registered Education Provider).

Questi Provider (TenStep Italia è un REP del PMI) sono autorizzati a rilasciare le PDU (Professional Development Units) necessarie per l’ammissione a diversi esami di certificazione PMI e per il mantenimento successivo. Caratteristiche simili presentano le certificazioni IPMA e APMG.

 Come avvicinarsi al project management

Il project management di qualsiasi azienda non può dipendere totalmente da consulenti esterni.

Certe competenze devono essere portate all’interno e diffuse con una adeguata opera di convincimento. Esistono migliaia di libri sulla disciplina del project management, ma molti si fermano al discorso introduttivo. Qualcuno di questi libri, se letto con attenzione, aiuta a creare la necessaria consapevolezza iniziale, poi bisogna impostare la propria strategia ed attuarla ricordandosi che per attecchire ha bisogno di tempi medio/lunghi.

Una volta compresa l’esigenza di conoscenze, procedure, template, politiche, disposizioni, bisogna pianificare la loro diffusione in modo graduale in tutta l’organizzazione.

Per prima cosa bisogna spiegare all’alto management che si tratta di un investimento e non di un costo a perdere. A quel punto qualcuno deve essere incaricato di tenere le fila e preparare il piano per iniziare, come qualsiasi altro progetto. Le cose da prevedere sono tante e riguardano:

Si parte da un assessment dei processi esistenti e quelli che risultano validi vanno salvati e integrati nella nuova metodologia che si va ad adottare. Le persone possono avere già delle competenze, ma probabilmente avranno bisogno di essere allineate alla strategia che si intende attuare.

Gli strumenti vanno uniformati, scegliendo tra quelli già in uso e quelli che offre il mercato. Il tutto deve essere fatto restando nel budget e nei tempi concordati con lo sponsor dell’iniziativa. E’ importante non farsi prendere la mano, facendo il passo più lungo della gamba.

L’errore più comune è promettere di cambiare tutto per poi finire col perdere il consenso man mano che passa il tempo e i risultati promessi non arrivano.  Per riuscire in una simile impresa è meglio procedere per piccoli passi, definendo tanti obiettivi intermedi misurabili. Fissando una serie di milestone realistiche, si può dimostrare che l’iniziativa procede secondo il piano e al primo ostacolo, si può affrontare senza restare nel vago e senza mettere in discussione l’intero progetto. I piccoli obiettivi intermedi possono essere del tipo:

Simili impegni legano l’incaricato dell’iniziativa allo sponsor e quindi all’alto management. Mentre il progetto di cambiamento culturale deve avere una certa coerenza, il fallimento di un singolo obiettivo può essere isolato e recuperato se c’è la volontà di perseguire il progetto di cambiamento generale.

Cosa scegliere

A questo punto, il primo dilemma è cosa sviluppare all’interno e cosa acquistare (Make or Buy).

La risposta dipende dal punto di partenza della propria organizzazione e dalle competenze disponibili.

In un ambiente evoluto, potrebbe significare  soltanto formalizzare ruoli e responsabilità, rivisitando gli strumenti già a disposizione dei project manager e integrandoli con nuovi processi ove necessario.

Potrebbe essere opportuno un piano di formazione per innalzare le competenze e raggiungere alcune certificazioni delle persone come richiesto dal mercato (attualmente molte gare nella pubblica amministrazioni richiedono una certificazione da Project Manager PMP o Prince2).

La scelta deve essere mirata a raggiungere specifici obiettivi strategici a medio e lungo termine, definendo con chiarezza il percorso che si vuole seguire, non per partito preso, ma per opportunità dell’intera azienda.

Le persone passano, l’azienda resta!

Nel mondo del project management le scelte sono poche e quasi obbligate, nonostante le infinite offerte colorite di questo o quel campanilismo provinciale. Le domande da porsi e possibilmente rispondere  con una certa ponderazione sono:

A quale standard far riferimento?

  • PMBOK del PMI,

  • ICB di IPMA o 

  • Prince 2 di  OGC

Quale metodologia di project management adottare?

  • Una propria metodologia fatta in casa

  • Una ipotetica metodologia da sviluppare ex novo

  • La metodologia  Prince2 (obbligata se si sceglie lo standard di OGC)

  • La metodologia TenStep  (basata sulla standard definito nel PMBOK Guide del PMI)

  • La metodologia MPMM  (basata sullo standard definito nel  PMBOK Guide e su Prince2)

  • Onestamente, non vedo altro!

In quanto tempo farlo?

  • Un buon PMO inizia a dare frutti non prima di 6 mesi, si  ripaga dopo 18 mesi e si consolida, diventando un vero vantaggio competitivo non prima di due anni.

  • Una metodologia di project management, per la legge di Pareto, di solito, inizialmente viene accettata solo dall’80% delle persone, il rimanente 20% la subisce e alcuni addirittura abbandonano per non piegarsi alla nuova filosofia adottata dall’azienda. L’adozione di una nuova  metodologia deve raccogliere il consenso della maggioranza del personale con il supporto dello Sponsor e degli stakeholder più influenti.

Quante risorse occorrono?

  • Direi a volontà!  

  • Un buon PMO necessita di almeno 2-3 risorse dedicate, per operare le scelte nella fase iniziale e per dare supporto e coaching ai giovani project manager a regime.

  • Una metodologia commerciale costa pochi Euro a utente, perciò  non è un problema acquistarla se si considera quanto potrebbe costare scriverne una in casa partendo da zero.

  • Sperata la fase di star-up, il cambiamento culturale diventa un’operazione innovativa come le tante altre, ossia si resta sintonizzati sul nuovo modo di approcciare i nuovi progetti senza costi aggiuntivi e con notevoli risparmi di risorse, oltre ad aver creato un ambiente di lavoro più tranquillo, sicuro di sé e non più in balia delle urgenze o della disponibilità di una primadonna.

Quali certificazioni conseguire?

Per creare un ambiente di project management bilanciato bisogna preoccuparsi di scegliere i processi giusti e di istruire e gratificare le persone  che ne faranno parte.

Un elemento di fondamentale importanza sono le certificazioni dei project manager:

  • Per l’azienda al fine di poter rispondere alle gare pubbliche che le richiedono.

  • Per le persone al fine di rinforzare il proprio curriculum da spendere in ogni circostanza.

Facendo riferimento agli standard accennati sopra, le principali certificazioni internazionali sono:

PMI

  • CAPM

  • PMP

  • PgPM

  • PfPM

  • Agile PMI-ACP

IPMA

  • IPMA livello A

  • IPMA livello B

  • IPMA livello C

  • IPMA livello D

OGC

  • Prince 2 Foundation

  • Prince 2 Practitioner

TenStep Academy

  •  TSPM

KHC

  • PM

Grazie agli Accordi Internazionali di mutuo riconoscimento con gli altri enti di accreditamento come EA - European Cooperation for Accreditation, queste certificazioni sono riconosciute dagli organismi  internazionali in tutto il mondo.

In Italia, le norme per le certificazioni delle persone le emette UNI, mentre ACCREDIA, invece, sulla base delle Norme UNI, accredita gli schemi di certificazione proposti dagli  Organismi di Certificazione (OdG) riconosciuti da ACCREDIA stessa.

In Italia, il primo schema di certificazione per Project Manager (PM) è stato definito da KHC  secondo la norma  ISO/IEC 17024, con l’intenzione di creare una certificazione di fascia alta con prerequisito la conoscenza e la capacita di applicare uno standard di project management  tramite  una metodologia di project management come la metodologia TenStep.  

Altri prerequisiti sono il titolo di studio, della esperienza e un corso di formazione di almeno 4 giorni, o in alternativa il possesso di una certificazione internazionale da project manager, inclusa la certificazione TenStep Project Manager (TSPM), rilasciata da TenStep Academy.  

Appena sarà pubblicata la norma UNI per la professione di Project Manager, questo schema di certificazione sarà adeguato alla norma e sottoposto ad  ACCREDIA  per il riconoscimento a livello internazionale grazie agli accordi EA citati sopra.

Conclusioni

Il project management, sebbene maturo come sperimentazione, è più che mai vitale per il successo della gestione di qualsiasi iniziativa di cambiamento.

E’ in continua evoluzione perché nei prossimi anni la figura del Project Manager sarà sempre più richiesta e sarà coinvolta pesantemente nella gestione dell’impatto dei suoi progetti sull’ambiente e sul sociale.

Il project manager dovrà preoccuparsi dei benefici dei progetti sempre più in termini di business e non più solo dal punto di vista tecnico.  La precarizzazione del lavoro dipendente a favore della libera professione comporterà una ulteriore esigenza di certificazioni della professione (anche se tra quelle non regolamentate come previsto dalla legge 4/2013).

Sempre più gente parlerà di project management, ecco perché l’elemento di distinzione diventerà la giusta certificazione insiema alla giusta metodologia di project management condivisa. Che vinca il migliore!

Documenti correlati

Vito Madaio - Già Service Manager alla Camera dei deputati per Cap Gemini;  Direttore Sistemi Informativi del Gruppo Skandia e Architetto di Grandi Sistemi IBM di IBM Italia.  Da oltre 10 anni è Responsabile di TenStep Italia  e PMTSI come REP del PMI. Si occupa principalmente di Certificazioni PMI (PMP, CAPM  Agile PMI-ACP) e  certificazioni APMG International (Prince 2, ITIL, ISO, Agile, COBIT, etc). Sostiene lo sviluppo della cultura delle metodologie di project management: TenStep, MPMM e Prince 2. 

Messaggio Promozionale: i nostri prodotti più economici del mercato

PMP-Prep in aula     -    PMP-Prep Online     -       Agile PMI-ACP Online

  www.tenstep.it                  www.PMTSI.com

    Clicca qui per comunicare direttamente con noi   

(e darci il tuo feedback)