Nuove Competenze dei Project Manager

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Quali sono le principali competenze di un bravo Project Manager?

Oggi, non è più sufficiente la sola conoscenza dei processi di project management, ormai diffusi in tutte le salse, come ben definiti dal PMI (Project Management Institute) nel PMBOK Guide.

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Anche il PMI sta rivedendo le competenze principali delle certificazioni dei project manager, estendendole alle Competenze di Business.

Oggi, il project manager deve guardare oltre il proprio progetto. E’ scontato che il project manager deve avere cura di scadenze, budget e livello di qualità del progetto, ma deve fare anche molta attenzione alla “visione d’insieme”.

Chi si isola è perduto!

Il project manager deve saper comunicare con efficacia a tutti i livelli, tener conto della strategia aziendale e restare sempre allineato agli obiettivi di business. Il PMI sta rivedendo questo paradigma!

Il PMI rivede  il ruolo dei project manager ogni 5-6 anni e recentemente ha riconosciuto il bisogno di aggiungere alle sue competenze, oltre alla leadership anche la gestione del business e della strategia. Rivedendo i requisiti per l’assegnazione delle PDU (Professional Development Units), di fatto ha rinforzato il ruolo del project manager, distinguendo le competenze in tre aree, come rappresentato nel PMI-Talent-Triangle sulle nuove competenze:

  • Project Management Tecnico
  • Leadership e
  • Business Management e Strategia.

Mentre fino ad ieri, il project manager era confinato alle sole tecniche di project management, adesso viene investito di tutte e tre queste aree. Purtroppo, mentre la figura del project manager cresce, non tutti avranno la capacità o la volontà di ampliare il proprio ruolo. Come al solito, sarà una questione di opportunità, esattamente come certi funzionari pubblici non sentono il bisogno di aggiungere una certificazione da project manager al loro curriculum, pur raccontando di esserlo, “per grazia ricevuta”.

Il punto è che il project manager non può più limitarsi ad eseguire bene il suo progetto, deve preoccuparsi anche di promuoverlo, giustificarlo e saperlo rappresentare. In sostanza, il project manager non può ignorare il contesto nel quale sta realizzando il suo progetto.

Mentre, non c’è più dubbio (si fa per dire!) che molti project manager sappiano definire, pianificare, eseguire e monitorare l’avanzamento del progetto, non c’è traccia della loro incidenza e capacità di restare allineati alla strategia aziendale e sovrapporre al proprio progetto la visione d’insieme.

In realtà, le classiche competenze del project manager erano l’abilità e la capacità di eseguire attività complesse come riassumere idee, comprendere, pianificare, schedulare, formulare un budget, guidare un gruppo di progetto affinché le cose accadano.

“Il project management è l’arte di far accadere le cose”

Le competenze di business richiedono la conoscenza del settore di industria e dell’organizzazione.

Come integrare le nuove competenze del project manager

Oltre alle classiche metriche per rilevare periodicamente lo stato di avanzamento di schedulazione, budget e livello di qualità, è necessario rilevare anche la performance del progetto per verificare l’allineamento alla strategia e la rispondenza all’esigenza di business che ha determinato il progetto. In sostanza in ogni momento bisogna essere in grado di rispondere alle seguenti domande:

  • Perché stiamo eseguendo questo progetto?
  • Il progetto soddisfa ancora le esigenze di business?
  • Il progetto è tuttora allineato alle strategie di business aziendali?

Il project manager di domani dovrà avere sempre pronte queste riposte, anche se la decisione finale di interrompere o rifinanziare un progetto spetta allo Sponsor. In questa ottica assumono grande importanza i driver dello scorecard di progetto a vari livelli:

  • Finanziario  – quale contributo finanziario apporta il progetto?
  • Cliente – quale valore di business apporta  il progetto?
  • Processo di business interno – quali vantaggi strategici persegue il progetto?
  • Crescita professionale – il progetto contribuisce a sviluppare il capitale umano?

Ci possono essere tante altri fattori da considerare, ma questo è l’approccio minimo da considerare, oltre al tradizionale project management.

Le responsabilità del project manager aumentano, perché bisogna focalizzarsi anche sulle competenze di business, dando per scontato che i processi standard di project management vengano applicati. In pratica, avremmo dovuto farlo anche prima, ma adesso ci viene richiesto di dialogare di più con l’alto management e quindi dobbiamo imparare a relazionarci nel loro linguaggio.

Non interessa a nessuno quello che stiamo facendo, preferiscono sentir parlare di risultati ottenuti o ottenibili. E questa per qualcuno può sembrare una rivoluzione!

Come saltare il fossato

Le tre competenze che un buon project manager dovrà avere nel prossimo futuro sono:

  1. Senso degli affari – comprendere il linguaggio del business e come parlare e riferire all’alto management – in pratica comprendere l’annual report dell’azienda.
  2. Pianificazione strategica – imparare a restare allineati alla strategia aziendale a costo di dover cambiare i piani del progetto, se possibile.
  3. Finanza – comprendere gli obiettivi dei responsabili finanziari,  imparando a comunicare i dati che supportano le loro scelte – in pratica saper leggere un report finanziario come il bilancio, il profitti e perdite o l’intero annual report.

Non è richiesto essere un super esperto di queste materie, ma un buon project manager deve comprendere le esigenze degli stakeholder e sapersi relazionare con loro, oltre a comprendere quello che dicono.

Molte aziende chiedono ai project manager di investire  nelle competenze di business, avere il senso degli affari e imparare a parlare il linguaggio del business.

Nel prossimo periodo saranno necessari tanti Business Analyst. Molti Project Manager hanno l’opportunità di estendere le loro competenza sia perché può essere interessante ricoprire quel ruolo, sia perché, alla fine, il project manager resterà responsabile anche della business analysis e non viceversa.

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