Importanza della Schedulazione di Progetto

Schedulazione

Molti project manager infiocchettano la schedulazione iniziale in occasione dell’avvio del progetto e poi dimenticano di aggiornarla con regolarità. Quando se ne accorgono può essere troppo tardi per riprendere il controllo del progetto.

I segni più evidenti di aver perso il controllo del progetto sono:

  • Il project manager non sa dire quanto lavoro rimane da eseguire.
  • Il project manager non sa dire se il progetto finisce in tempo.
  • Il project manager non conosce il percorso critico del suo progetto.
  • I membri del team non sanno quale lavoro dovranno eseguire dopo.

E’ un vero  disastro quando il project manager non sa cosa è stato realizzato alla data e quanto lavoro rimane da eseguire. Se accade una cosa del genere, significa che il project manager non utilizza il team di progetto in modo efficiente, tantomeno sulle attività più critiche.

Altri segnali tipici che possono evidenziare la perdita del controllo del progetto sono:

  • Aggiornamenti sporadici della schedulazione – a volte il project manager aggiorna la schedulazione ad intervalli troppo lunghi; ad esempio, ogni due mesi per un progetto da sei mesi. Per mantenere il controllo di un progetto di sei mesi, la schedulazione andrebbe aggiornata ogni settimana o al massimo due.
  • Gestione del lavoro completato per percentuale – Tutte le attività dovrebbero avere una data di scadenza, in modo da sapere se sono state  realizzate nei tempi o in ritardo. Non ha alcun senso sapere che un’attività è stata realizzata al 70 – 80%. E’ preferibile sapere che è stata ultimata in tempo secondo una schedulazione puntuale.
  • Assegnare attività troppo lunghe – Se assegni ad una persona un lavoro da completare entro fine settimana, a fine settimana tu sai già se il lavoro è stato ultimato o meno. Ma, se assegni a qualcuno un’attività di otto settimane, devono passare due mesi prima di sapere se il lavoro ha accumulato del ritardo. Sarebbe preferibile avere scadenze più ravvicinate.

Non sempre  è facile riprendere una schedulazione che ha accumulato troppo ritardo. Se non aggiorni sistematicamente la schedulazione, quando te ne accorgi e senti il bisogno di farlo, il tuo progetto è già in crisi profonda,e tu insieme al tuo progetto. Aggiornare la schedulazione a quel punto, finisci con il dimostrare soltanto quanto ritardo hai accumulato, amplificando il tuo problema.

Il migliore approccio è tenere la schedulazione sempre aggiornata alla data e assicurarsi sempre che contenga tutto il lavoro necessario per completare il progetto. In sostanza, per la schedulazione, ogni giorno è il primo giorno di progetto per il lavoro rimanente!

Può accadere che un progetto accumuli ritardo per una infinità di motivi. Non è accettabile che il project manager non se ne accorga in tempo.

Il project management è l’arte di far accadere le cose!

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Se sei in grado di riconoscere il pericolo mentre sei al sicuro e riconoscere il caos in tempo di pace, guarda al pericolo ed al caos quando non sono presenti e previenili prima che si manifestino.

(Sun-tzu – Arte della Guerra)