Workshop di 2 giorni

PMONow!

(Direttamente dal framework PMOStep)

Ti potranno chiedere quanto tempo occorre per mettere su un PMO, o quanto può costare.

La risposta  e “dipende”.

Dipende dalle esigenze specifiche della compagnia e dalle specifiche aspettative dal PMO. Ci sono molti potenziali prodotti e servizi di cui un PMO può essere responsabile, in funzione dell’organizzazione che ci si vuol dare e della visione dello sponsor del PMO.

PMOStep assume che la natura del PMO venga scoperta attraverso un workshop. Sono praticabili anche altri approcci, ovviamente. Per esempio, possono essere intervistati individualmente gli stakeholder chiave per far emergere il consenso. Però, generalmente il modo più veloce per definire la natura del PMO è mettere insieme tutti gli stakeholder chiave in un , appunto PMONow!

Lo scopo del workshop  PMPNow! è creare il Piano di Diffusione del PMO secondo il modello PMOStep. La sezione più interessante ed il risultato finale del workshop è la Roadmap del PMO. La Roadmap guiderà l’avvio e l’esercizio del PMO per i successivi 12-18 mesi e focalizzerà sulla transizione dell’organizzazione dallo stato attuale allo stato futuro.

Un workshop tipico può essere di due giorni e consisterà in:

Primo giorno

  • 00.30 ore – Panoramica. Il moderatore presenta una panoramica del workshop sul PMO e imposta le aspettative dall’agenda dei prossimi due giorni.
  • 04.00 ore – Stato attuale. Il moderatore presenta una panoramica dello stato attuale e degli aspetti specifici da discutere. Il gruppo deciderà quali aspetti discutere, fornendo informazioni rilevanti per il PMO. Di solito, non c’è abbastanza tempo per esaminare tutti gli aspetti dello stato attuale, ed in molte organizzazioni non tutti gli aspetti sono rilevanti. Il moderatore deve assicurarsi di mettere a fuoco gli aspetti più interessanti per lo stato attuale, lo stato futuro e l’analisi del gap.
  • 02.00 ore – Stato futuro. Una discussione su dove si pensa di dover essere nello stato futuro per ogni area discussa nell’assessment dello stato attuale. Qualche elemento sarà già emerso nella discussione dello stato attuale. Il moderatore deve condurre la discussione dello stato futuro per tutti gli aspetti rilevanti coperti nello stato attuale. Pochi aspetti non avranno uno stato futuro, ma molti  lo avranno. Come alternativa è possibile che il gruppo voglia coprire lo stato attuale e lo stato futuro contestualmente per ogni singolo aspetto. Questa tecnica è valida ed in alcuni casi potrebbe risultare anche più facile per il gruppo.
  • 02.00 ore – Gap  Analysis. Un confronto del gap tra lo stato attuale e lo stato futuro. In alcune aree il gap potrebbe essere minimo o inesistente. In altri casi il gap potrebbe essere grande. Il gap viene espresso per ogni aspetto in termini di dimensione (grande, medio, piccolo) e priorità  per colmarla (alta, media, bassa).

Secondo giorno

  • 04.00 ore – Prodotti e Servizi. Una discussione su quali attività, prodotti e servizi il PMO dovrebbe considerare per colmare i gap identificati. Il moderatore deve avviare la discussione con una presentazione di tutti i prodotti e servizi standard  che fanno parte di PMOStep. Non saranno utilizzati tutti per ogni PMO. Ma, è importante che il gruppo abbia una visone completa dei tipi di cose che il PMO può fare. Il gruppo può determinare quali prodotti e servizi saranno offerti dal loro PMO per colmare i gap identificati precedentemente. Il gruppo può anche aggiungere altro lavoro specifico per la compagnia, non presente nella lista proposta da PMOStep.
  • 01.00 ora – Risorse. Stimare le risorse necessarie per implementare i prodotti ed i servizi identificati precedentemente. Il moderatore chiede al gruppo di stimare il numero di ore per ogni prodotti e servizio. Queste stime dovrebbero essere stime approssimate. In altre parole, è importante sapere se il lavoro è 50, 100, 240, 500, 750, 1000 ore o più. Non serve stabilire che è 242, 310 o 645 ore. Questo livello di precisione non è necessario in questa fase. Quando il lavoro parte realmente, il project manager può stimare il lavoro più in dettaglio e con più accuratezza.
  • 02.00 ore – Roadmap. I prodotti ed i servizi vengono messi in priorità e presentati in un diagramma di Gantt per i prossimi 12-18 mesi. L’impegno FTE (Full Time Equivalent) verrà calcolato sulla base delle ore di risorse necessarie e della durata proposta. Il numero di ore e la finestra di esecuzione verranno utilizzati per determinare l’impegno FTE necessario per il lavoro di “sviluppo” iniziale. Il gruppo stimerà anche il lavoro per il supporto in esercizio per ogni aspetto considerato.
  • 01.00 ora – Verbalizzazione.  Sintetizzare i risultati della  discussione per assicurarsi che prodotti, servizi, risorse e tempi siano ragionevoli. Il moderatore  riassumerà le stime e i requisiti di FTE per ogni trimestre per determinare il livello di staffing necessario per il PMO proposto. Il gruppo  valuterà se l’ipotesi è ragionevole o meno sulla base della discussione avuta nel workshop. Il gruppo può proporre aggiustamenti, compreso l’anticipo o il posticipo dell’avvio dei lavori,  allungando il lavoro o eliminandone una parte.

Le informazioni raccolte durante il workshop saranno utilizzate per creare la bozza del Piano di Diffusione, che documenterà la discussione del workshop e definirà la Roadmap del PMO. Questo documento sarà completato con l’aggiunta delle note prese durante il workshop. Il Piano di Diffusione viene generalmente creato tre giorni dopo la fine della sessione di workshop.

Il committente esaminerà la bozza e fornirà il suo feedback entro tre giorni ed entro altri tre giorni verrà preparata la versione finale, la quale rappresenterà il completamento della definizione dell’ingaggio.

A questo punto il Piano di Diffusione verrà proposto al senior management per eventuali altre osservazioni e per l’approvazione.  Con l’approvazione dell’alto management, il Piano di Diffusione diventerà la guida del carico di lavoro del PMO per i primi 12-18 mesi.

Possiamo organizzare una sessione del workshop anche per la tua azienda, fosse anche solo a scopo esplorativo. E’ garantito che sarà una grande opportunità di crescita professionale, oltre che l’occasione per rivedere la propria organizzazione!

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