Project Management – IT Manager

Le insidie al Successo dell’IT Manager

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Il Responsabile dei Sistemi Informativi, quasi sempre è il “caprio espiatorio” delle incompetenze di altri manager. Non sempre la causa dei risultati fallimentari dell’IT è solo colpa dell’IT Manager, il più delle volte dipende dall’incapacità di coloro che non sanno comunicargli le proprie esigenze. Se i referenti degli utenti non sanno esprimere le proprie esigenze, perché mai dovrebbe immaginarsele il capo dei Sistemi Informativi?

Quando si dice che “il pesce puzza dalla testa” spesso è vero anche per le organizzazioni aziendali.

Quando l’IT non copre le esigenze dell’organizzazione, le cause possono essere molteplici, ma tre sono foriere di molti fallimenti, dice Mike Sisco,  con la “Triple Thread to IT Success™” che vediamo nella figura in alto. Vediamo di cosa si tratta.

Le principali minacce dell’insuccesso dei Sistemi Informativi sono:

  1. Scollegamento tra IT e Business
  2. Fallimento di specifici progetti
  3. Scarsa comunicazione

Riconoscere queste tre minacce o problemi e prevenirle consente all’IT di recuperare credibilità e magari aiutare l’alto management a scoprire le vere aree grigie dell’organizzazione.

1.   Scollegamento tra IT e Business

Può accadere facilmente. L’IT persegue obiettivi differenti dagli obiettivi di business dell’organizzazione,  quando si lascia travolgere dall’evoluzione tecnologica, magari troppo avanti rispetto alle reali potenzialità dell’intera organizzazione.

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Accade almeno per il 50% delle volte osservate, mentre molti survey indicano che CEO e CIO pongono al primo posto “Allineamento IT e Business”.

Scoprire se manca questo allineamento è molto semplice per un consulente. Ci si disallinea quando l’alto management non si accorge che il suo reparto IT è focalizzato su obiettivi  sbagliati. Non accade intenzionalmente, ma tutti sono convinti di fare gli interessi dell’azienda. Questo è grave, perché, di fatto, non vi è chiarezza nella definizione della strategia di business.

2.   Fallimento di specifici progetti

L’IT fallisce quando non riesce a rilasciare un progetto con successo (rispetto di budget, tempi e livello di qualità). Va ricordato che il fallimento dei progetti è stato strumentale alla nascita dell’industria del project management. Infatti, prima dell’avvento dei computer (anni ’50) non esisteva il concetto di “Project Management”.

Il PMI è stato creato nel 1969 ed il project management è cresciuto esponenzialmente negli anni ’70 e ’80 insieme all’industria dell’IT. Nei primi anni ’90 molte imprese utilizzavano i computer per le loro principali applicazioni critiche (paghe e contributi, contabilità generale, etc.).

Sbagliando molti progetti per tempi, budget o utilità dei processi automatizzati, l’IT di queste aziende si è creata una cattiva reputazione. Il fallimento di troppi progetti ha distrutto la credibilità dell’IT, per contro, diventando un componente chiave del successo dell’IT stesso.

3.   Scarsa comunicazione

La comunicazione è di gran lunga la principale minaccia che influenza anche le altre due.

Vediamo perché:

  • Si crea un disallineamento tra IT e Business quando l’IT non comunica bene con l’alto management. Se l’alto management comunicasse correttamente  ciò che serve all’azienda, l’IT ci lavorerebbe sopra e otterrebbe l’approvazione da parte dell’alto management. Praticamente non ci sarebbe disallineamento.
  • I progetti falliscono quando l’IT inizia a lavorare ad un progetto senza prima quantificare obiettivi, deliverable e tempi, concordandoli con lo sponsor del progetto. Non puoi avere successo se non stabilisci a priori le aspettative dell’utente del progetto.

Storicamente gli IT Manager, in generale, non hanno la reputazione di essere dei grandi comunicatori. Purtroppo questa è una pessima etichetta. Molti IT Manager continuano a lavorare in affanno, invece di puntualizzare “Ruoli e Responsabilità” con l’alto management.

Il fallimento è il triste destino degli “Yes Man”, viste come risorse “Usa e Getta” dall’alto management.

Bisogna considerare anche che, secondo Mike Sisco, più del 70% delle risorse dell’IT sono “timidi e introversi”. Di solito, timidi e introversi non investono in comunicazione, anzi non considerano importante comunicare. Purtroppo la mancanza di dialogo, può vanificare anche le belle cose fatte.

Il personale IT è più  orientato alle tecnologie che alle relazioni sociali: è ciò che attrae le persone verso questo tipo di lavoro. Non c’è niente di sbagliato, ma, a volte, può diventare difficile per l’IT Manager, essendo la comunicazione efficace, l’ingrediente chiave per avere successo nell’IT.

Conclusione

Abbiamo visto le tre principali minacce che causano il fallimento di un reparto IT, grande o piccolo che sia. Riflettere su queste minacce dovrebbe aiutare almeno a riconoscere dove è il problema. Risolverlo è un’altra storia. Un tentativo di contenimento viene proposto da Mike Sisco in questi termini:

Threat #1 —– IT-Business disconnect

  • – Assess your situation
  • – Quantify business needs and objectives
  • – Define your initiatives and justify your IT objectives
  • – Gain agreement and commitment from senior management
  • – Execute the plan

Threat #2 —– Project failure

  • – Spend time to establish project goals and objectives
  • – Quantify all project deliverables
  • – Gain agreement with project sponsor
  • – Develop the plan and focus the project team on deliverables
  • – Provide clear instructions on how to manage scope creep
  • – Monitor and manage the project

Threat #3 —– Poor communication

  • – Establish processes that force you to communicate
  • – Monthly client status meetings
  • – Monthly employee staff meetings
  • – Weekly project status meetings
  • – Annual IT strategy sessions with senior management
  • – Create support processes that over-communicate in critical situations
  • – Keep your clients and employees “out of the dark”

Riconoscimento: Ho tratto molte di queste informazioni da un lavoro di Mike Sisco – un esperto mondiale della Professione dell’IT Manager – con il quale collaboriamo per le relative certificazioni (vedi Collaborazioni Esterne).

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