Gestire un progetto con un budget impossibile

Budget

Se hai la percezione che il tuo progetto ha un budget impossibile, devi reagire, il prima possibile, con una serie di iniziative proattive, per evitare il disastro.

La prima cosa da fare è discutere la tua percezione con lo sponsor per capire quali fattori hanno determinato quel budget limitato. Potrebbero esserci delle restrizioni per tutti i progetti.

Se fai parte della struttura di un fornitore, probabilmente i commerciali hanno abbassato il prezzo fisso per non perdere il cliente. In alcuni casi, il tui manager potrebbero aver stabilito un budget limitato senza una vera giustificazione. Queste informazioni non risolvono il tuo problema, ma aiutano a comprendere la causa di un budget irrealistico epr il tuo progetto. Conoscendo la causa, potrebbe diventare più facile motivare il team a perseguire lo stesso gli obiettivi del progetto.

Se hai una buona Metodologia di Project Management puoi utilizzare strumenti e tecniche per rispondere concretamente a questi dubbi.

La seconda cosa da fare è stimare i costi, indipendentemente dalla distanza dal budget ufficiale. Ciò ti darà una visione più precisa del problema.

Se la tua stima indipendente è del 5% superiore al budget ufficiale, forse potrai colmare il gap senza troppi problemi. Ma se il gap è del 50% ti renderai subito conto che non potrai farcela e allora dovrai reagire.

Ci sono diverse reazioni  ad un progetto con un budget impossibile.

  • Ridurre l’ambito. Proponi allo sponsor di ridurre l’ambito del progetto. Verifica se ci sono funzionalità di cui si può fare a meno in modo da poter stare nel budget disponibile.
  • Gestire il budget come un rischio di progetto. La gestione del rischio consente di gestire meglio e prima le aspettative del progetto, dandoti l’opportunità di raccogliere idee su come poter sfondare il budget ufficiale.
  • Gestire l’ambito con tolleranza zero. Su molti progetti si parte con un budget aggressivo, ma la situazione peggiora perché il project manager non gestisce efficacemente l’ambito. Se sei su un progetto che inizia con un budget irrealistico, è assolutamente critico che tu gestisca l’ambito efficacemente evitando di aumentare l’ambito del progetto senza una formale approvazione delle richieste di modifica all’ambito. Una gestione dell’ambito disciplinata consente di rilasciare solo ciò che il progetto prevedeva all’origine. Ad eventuali modifiche approvate  deve corrispondere anche un aumento del budget e della schedulazione.
  • Cercare di migliorare i processi. Ultimo, osserva onestamente il tuo budget e il tuo approccio nell’esecuzione del progetto. Parla con il team, i clienti, i manager di qualsiasi idea essi possano darti per ridurre i costi del progetto. Ciò fa sentire tutti parte della soluzione. Per esempio, forse puoi acquistare macchine usate che ugualmente consentano di soddisfare le esigenze del progetto. Forse puoi modificare i processi del ciclo di vita per essere più efficiente con meno passi. Anche queste iniziativetendono a contenere il budget.

Anche se sembra che tu debba rispondere del budget che non è sotto il tuo controllo, tu hai il controllo dei processi per gestire il progetto. Osserva tutti gli aspetti di project management per vedere se quel budget irrealistico può essere raggiunto.

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