Avvia il tuo Progetto con il Giusto  Kick off  Meeting

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Lo scopo della riunione di kick off è notificare formalmente a tutti gli stakeholder che il progetto è stato avviato e assicurarsi che tutti hanno compreso il progetto ed il loro ruolo. In questa riunione ci sono un sacco di cose da dire con chiarezza:

  • Presentare le persone  intervenute alla riunione.
  • Riassumere il contenuto del Project Charter, compreso lo scopo del progetto,  contenuto, principali deliverable, rischi, assunzioni, etc.
  • Discutere ruoli e responsabilità importanti del team di progetto,  dei clienti e degli stakeholder.
    Spiegare  l’approccio generale e la tempificazione del progetto. Bisogna dare alle persone il senso di come si svolgerà il progetto. In particolare, bisogna accertarsi che le persone comprendano cosa bisogna fare nel breve termine per supportare il progetto.
  • Rispondere alle domande che possono emergere. Lo scopo della discussione non è rivedere lo scopo del progetto, ma consentire a tutti di chiarire i propri dubbi in fase di avvio del progetto.
  • Confermare che il progetto è in esecuzione. Se il progetto non è ancora partito, deve essere pronto per partire immediatamente.

In generale, il team di progetto, lo sponsor e i principali stakeholder dovrebbero partecipare alla riunione di kick off di progetto. Se le persone dovessero essere troppe, allora bisogna invitare soltanto gli attori principali, mentre gli altri possono essere informati successivamente in riunioni separate oppure attraverso il verbale della riunione stessa.

Sebbene molte riunioni di kick off possano essere condotte in una o due ore, a volte possono richiedere anche un’intera giornata o due. I kick off più lunghi sono importanti specialmente se il progetto è molto complesso o controverso.

Si dice che un project manager non ha una seconda opportunità per dare una buona prima impressione. Ciò è vero specie con la riunione di kick off. Il PM utilizza la riunione per impostare le aspettative del progetto. Se la riunione è disordinata, caotica o una perdita di tempo, i partecipanti resteranno con questa percezione anche durante il progetto. Il project manager deve assicurarsi di aver preparato bene la riunione e che tutto proceda linearmente.

Noi di TenStep curiamo in modo particolare questi momenti determinanti dei progetti.

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